Ўзбекистон Республикаси Халқ таълими вазирлиги

А.Авлоний номидаги ХТРХМОМИ

А.Авлоний номидаги Халқ таълими раҳбар ходимлари малакасини
ошириш Марказий институтининг иш тартиби

Тошкент -2005

А.Авлоний номидаги Халқ таълими раҳбар ходимларини малакасини ошириш Марказий институтининг иш тартиби
I. Умумий қоидалар
1.	А.Авлоний номидаги хал таълими раҳбар ходимлари малакасини ошириш Марказий институти (қуйида институт деб аталади) Ўзбекистан Республикаси Халқ таълими вазирлигининг 10 .12. 2004 йилдаги 261- сонли буйруғи билан тасдиқланган “А.Авлоний номидаги халқ таълими раҳбар ходимларини малакасини ошириш Марказий институти Низоми”га асосан иш олиб боради ва ўз фаолиятида Ўзбекистон Республикаси Халқ таълими вазирлигига бўйсунади.
2.	Институт Қорақалпоғистон Республикаси, Тошкент шаҳар ва вилоятлар педагогларни қайта тайёрлаш ва малакасини ошириш институтлари фаолиятини мувофиқлаштирувчи бош институт ҳисобланади.
3.	Институт ўз фаолиятида Ўзбекистон Республикаси Конститутциясига, “Таълим тўғрисида”ги, “Кадрлар тайёрлаш миллий дастури тўғрисида”ги Қонунларга, Ўзбекистон Республикаси Президентининг Фармонлари, қарорлари, фармойишлари ва кўрсатмаларига, Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг қарорлари, фармойишлари, кўрсатмалари ва бошқа меъёрий ҳужжатларига, Ўзбекистон Республикаси Халқ таълими вазирлигининг қарорлари, буйруқлар^, фармойишлари, кўрсатмалари ва бошқа меъёрий ҳужжатларига, институт тўғрисидаги Низомга ҳамда ушбу иш тартибига амал қилади.
4.	Институт фаолиятига қуйидагилар киради:
- таълим соҳасидаги ягона давлат сиёсатини рўёбга чиқариш;
-умуминсоний қадриятлар, халқнинг кўп асрлик миллий ва маданий анъаналарини, жамиятнинг келгуси тараққиётини ҳисобга олган ҳолда халқ таълими ходимларини қайта тайёрлаш ва малакасини ошириш, уларнинг касбий билим ва кўникмаларини чуқурлаштириш ва яхшилаш;
-	халқ таълими ходимларини қайта тайёрлаш ва малакасини ошириш институтлари фаолиятини мувофиқлаштириш;
-	малака оширишга Давлат талаблари, мутахассисларнинг билими, савияси ва касбий тайёргарлигига бўлган талабларнинг бажарилишини таъминлаш;
-	қайта тайёрлаш ва малака ошириш мазмунини мунтазам янгилаб бориш, унинг ҳалқаро талабларга, халқ таълими соҳасидаги ижтимоий эҳтиёжларига жавоб берадиган янги мазмунга мувофиқ такомиллаштириб борилишини таъминлаш;
- қайта тайёрлаш ва малака ошириш соҳасида хорижий мамлакатлардаги институтлар ва бошқа муассасалар билан тажрибаларни ўрганиш ва алмашиш юзасидан ҳамкорлик алоқалари олиб борилишини таъминлаш, Институт ўз иш фаолияти бўйича Ўзбекистан Республикаси Халқ таълими вазирлигига ҳисоб беради.
6.	Институт ўз ишини коллегиал ва якка раҳбарлик тартибида юритади.
II. Институт ишларини режалаштириш

7.	Институт иш фаолияти истиқбол, йиллик режалар асосида олиб борилади. Энг долзарб масалаларни, муаммоларни ҳал этиш, таълимга оид ҳукумат дастурларини бажариш учун институтнинг комплекс мақсадли дастури ёки тадбирлари ишлаб чиқилади ва қабул қилинади.
8.	Институт режалари институт кенгаши аъзолари, кафедра ва бўлимлари, Қорақалпоғистон Республикаси, Тошкент шаҳар, вилоятлар ҳалқ таълими ходимларини қайта тайёрлаш ва малакасини ошириш институтлари томонидан киритилган таклифлари асосида ишлаб чиқилади.
9.	Иш режалари лойиҳасини тайёрлашни институт томонидан тузилган ишчи гуруҳ амалга оширади. Институт кафедра ва бўлимлари режа лойиҳасига киритиладиган таклифларни тегишли ректор ўринбосарлари билан келишган ҳолда, ишчи гуруҳга камида бир ой илгари тақдим этадилар.
10.	Институт режасига киритилган ишларни ўзгартириш, тўлдириш, унга қўшимчалар киритиш ёки режадан чиқариб ташлаш масалалари институт ректори рухсати билан амалга оширилади.
11.	Иш режасида белгиланган тадбирларни бажариш вақти, уларни бажаришга масъул кишиларнинг фамилияси, исми ва лавозими кўрсатиб қўйилади.
12.	Институт кенгашида иш режасининг ўтган давр мобайнида қандай бажарилаётганлиги тўғрисидаги ҳисоботларни мунтазам равишда эшитиб борилади.
Институт иш режасининг бажарилиши устидан назорат юритиш вазифаси юклатилган масъул шахс, уни бажариш муддати тугашига 15 кун қолганда режалаштирилган тадбирни бажарилишининг бориши тўғрисида ректорга маълумот беради.
13. Кафедра ва бўлимларнинг иш режалари уларга раҳбарлик қилувчи ректор ўринбосарлари томонидан, ходимларнинг иш режалари эса кафедра ва бўлимлар раҳбарлари томонидан кўриб чиқиб тасдиқланади ва назорат қилинади.
III. Институт кенгаши мажлисини тайёрлаш ва ўтказиш

14.	Институт кенгашининг мажлиси тартибга кўра ҳар чорак охиридаги ойнинг охирги жума куни ўтказилади.
15.	Кенгаш мажлисини ректор, у ишда бўлмаган тақдирда ректорнинг биринчи ўринбосари ўтказади.
16.	Кенгаш мажлиси кун тартиби кенгаш котиби томонидан илмий-методик ишлар бўйича проректор, таркибий бўлимлар раҳбарлари билан келишилган ҳолда кенгаш мажлиси ўтадиган кундан камида 7 кун олдин тайёрланади ва ректор, у бўлмаган тақдирда ректорнинг биринчи ўринбосари томонидан тасдиқланади.
Кенгаш мажлиси муҳокамасига киритиладиган қўшимча масалалар фақат мазкур йиғилишда кенгаш аъзоларининг розилиги билан киритилиши мумкин.
Кенгаш мажлиси кун тартиби ва материаллари унинг аъзоларига мажлис ўтадиган кундан камида 10 кун олдин танишиб чиқиш учун берилади.
17. Кенгаш мажлисида кенгаш аъзолари қатнашадилар. Кенгаш раисининг қарорига биноан мажлисга институт таркибий бўлимларининг раҳбарлари ва ходимлари, шунингдек халқ таълими бошқарув идоралари, таълим муассасалари раҳбарлари, тегишли мутахассислар, манфаатдор вазирликлар, идоралар, давлат қўмиталари, жамоат ташкилотлари вакиллари таклиф этиладилар.
Кенгаш мажлисида кўриладиган масалага тааллуқли шахсларнинг иштирок этиши тўғрисидаги таклифларни проректорлар киритадилар.
Кенгаш мажлисига таклиф этилган муассасалар, халқ таълими бошқарув идоралари, ўқув юртлари раҳбарлари узрли сабаблар билан катнаша олмайдиган бўлсалар, бу ҳақда институт раҳбариятини кенгаш ўтадиган кундан камида бир кун олдин хабардор қилишлари зарур.
18. Мажлис кун тартиби, санаси ва вақтини кенгаш аъзоларига хабар килиш, иштирокчиларни рўйхатга олиш, муҳокамага қуйилган масалалар билан боғлиқ маърузалар ва нутқларни ёзиб олиш, мажлис баёнини расмийлаштириш кенгаш котиби томонидан амалга оширилади.
Мажлис ўтишидан камида уч кун аввал тегишли шахсларни хабардор қилиш, кенгаш йиғилишига таклиф этиш, уларнинг келишини назоратга олиш, кенгаш мажлиси муҳокамасига қўйилган масала лойиҳасини кўпайтириш ва тарқатиш масалани тайёрлаган таркибий бўлимлар томонидан амалга оширилади.
19.	Институт кенгаши мажлиси кун тартибига қўйилган масалалар юзасидан халқ таълими бошқарув идоралари ва муассасаларнинг, МОИларнинг олий ва ўрта махсус педагогик ўқув юртларининг, республика идораларининг тасарруфида таълим муассасалари бўлган вазирлик ва идораларнинг раҳбарлари, шунингдек, кўрилаётган масалаларга алоқадор бўлган бошқа масъул шахслар маъруза қилишлари мумкин.
Муҳокама этилаётган масалалар юзасидан маъруза учун 10 минут, қўшимча маъруза учун 7 минут, музокарада қатнашувчи учун 5 минут, маълумот учун 3 минут вақт белгиланади. Зарур бўлиб қолганда мажлисга раислик қилувчи маърузачиларга қўшимча вақт белгилаши мумкин.
20.	Кенгаш мажлисининг қарорлари кенгаш аъзоларининг кўпчмлик овози билан қабул қилинади.
21.	Ректор билан кенгаш аъзолари ўртасида у ёки бу масалада келишмовчилик келиб чиқкан тақдирда ректор вужудга келган вазият тўғрисида ЎзР ХТВга маълум қилади. Шундай ҳуқуқ. кенгаш аъзоларига ҳам берилади.
Тезкорлик характеридаги ва коллегиал ҳал этишни талаб этадиган масалалар бўйича кенгаш мажлиси чақирилмаган ҳолда кенгаш аъзолари ва манфаатдор шахслардан сўровлар ўтказиш асосида кенгаш қарори қабул қилиниши мумкин.
IV. Кенгаш қарорлари, институт буйруқларини расмийлаштириш, эълон килиш ва кучга киритиш
22.	Институт Ўзбекистон Республикасининг амалдаги қонунчилигига асосланиб ўз тасарруфидаги кафедра, бўлимларда бажарилиши мажбурий бўлган кенгаш қарорларини қабул қилади, буйруқлар йуриқномалар чиқаради, кўрсатмалар беради ва уларнинг ижросини назорат қилади.
Зарур бўлган тақдирда институт бошқа идоралар, ташкилотлар билан бирга қўшма кенгаш қарорлари ва буйруқлар қабул қилади.
23.	Кенгаш мажлисида қарорлар лойиҳасини муҳокама қилиш давомида билдирилган фикр-мулоҳазалар, киритилган қўшимчалар ва ўзгартиришлар институт кенгаши ва кафедра, бўлимлари манфаатдор ташкилотлар ёки махсус тузилган гуруҳлар томонидан, агар бошқа муддат белгиланмаган бўлса, йиғилиш ўтган кундан бошлаб икки кун ичида қайта ишлаб чиқилиши, имзолаш учун ректорга тақдим этилиши зарур.Лойиҳаларга киритилган узгаришлар кенгаш аъзолари билан келишилган бўлиши керак.
24.	Кенгаш қарорлари, ректор буйруқларида улар имзоланган сана қайд этилиб, расмийлаштирилади, кафедра ва бўлимлар тузган алоҳида рўйхат (реестр) орқали, агар уларда муддат" кўрсатилмаган бўлса 1 сутка давомида ижрочиларга тарқатилади. Ҳужжатларни жойларга етказишга .кенгаш котиби масъулдир.
25.	Кенгаш қарорлари, институт буйруқлари давлат тилида тайёрланади. Зарурият туғилганда бошқа тилга таржима қилиниши мумкин. 
26.	Кенгаш қарорлари, институт буйруқлари агар уларда бошқа муддатлар кўрсатилмаган бўлса, раҳбар томонидан имзоланган вақтдан бошлаб кучга киради.
27.	Кенгаш қарорлари, институт буйруқларининг матни институтнинг ахборотлар тўпламлари ёки педагогик матбуот саҳифаларида ёритилиши мумкин.
28.	Кенгаш қарорлари ижроси назоратини кенгаш котиби, институт буйруқларининг бажарилиши устидан назоратни иш юритувчи ҳамда қабул қилинган ҳужжатларда назорат этиш вазифаси юклатилган ректор уинбосари, шунингдек тегишли кафедра ва бўлимларнинг бошлиқлари амалга оширадилар.
29.	Институт кенгаш мажлисининг баёни кенгаш котиби томонидан олиб борилади, баён матни эса кенгаш раиси - ректор томонидан имзоланади.
V. Институтда юқори ташкилотлардан бошқа идоралардан юборилган ҳужжатларни кўриб чиқиш хамда Ўзбекистон Республикасининг раҳбарлик идораларига таклифлар киритиш тартиби тўғрисида

30.	Ўзбекистон Республикаси Президенти, унинг аппарати, ЎзР Олий Мажлиси,  Вазирлар Маҳкамаси, Республиканинг бошқа раҳбарлик идораларининг барча турдаги топшириқлари, ушбу тартибнинг VII бобида кўрсатилган талаблар асосида амалга оширилади.
31.	Институтга турли ташкилотлардан келган хатлар, телеграммалар ва бошқа ҳужжатлар ҳақида иш юритувчи томонидан ректорга, унинг топширигини эса тегишли ректор ўринбосарига маълум қилинади. 
32.	Ректор ва унинг ўринбосарига ҳужжатларни тайёрлаш, ахборот бериш, шунингдек, уларнинг топшириқларини - (қарорларини) ижрочиларга етказиш институтнинг иш юритиши тартиби асосида олиб борилади.
33.	Юқори ташкилотларнинг кўрсатмалари асосидаги институт раҳбарияти топшириқларининг бажарилиши муддати ректор томонидан ёки топшириқ берган ректор ўринбосари томонидан, юқори ташкилотлар ва идоралар билан келишилган ҳолда узайтирилиши мумкин.
Топшириқни бажариш масъулияти бир қанча ижрочиларга юклатилган бўлса, топшириқда биринчи кўрсатилган шахс асосий ижрочи ҳисобланиб, бошқа ижрочилар унинг талаби бўйича зарур материалларни, таклифларни ўз вақтида тақдим этишга ёки шу масалага доир қўшимча топшириқларни бажаришга мажбурдирлар.
Топширикда қўйилган масалалар тўла ва сифатли ҳал этилган бўлса бажарилган ҳисобланади.
34. Раҳбарлик идоралари топшириғи бўйича ҳисоботлар, ахборотлар юбориш, шунингдек раҳбарлик идоралари томонидан институтга юборилган қарорлар лойиҳалари бўйича таклиф ва мулоҳазалар ҳам худди шундай тартибда тақдим этилади.
VI. Институгда Ўзбекистон Республикаси Президенти Фармонлари, Фармойишлари ва кўрсатмалари, Президент Девони ҳамда Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг ҳужжатлари билан ишлаш тартиби тўғрисида

35.	Мазкур тартиб институгда Ўзбекистон Республикаси Президенти Девони ҳужжатлари (Ўзбекистон Республикаси Президенти девони раҳбариятанинг топшириқларига доир ҳужжатлар, хизмат ахборотлари, хатлар, фуқароларнинг ариза, шикоятлари ва бошқалар) ижросини таъминлаш қоидаларини белгилайди.
36.	Назорат юритиш, ижросини текшириш зарур бўлган ҳужжатлар қуйидагилардир:
•	Ўзбекистон Республикаси Президентининг Фармонлари
•	Ўзбекистон Республикаси Президентининг Фармойишлари
•	Ўзбекистон Республикаси Президентининг топшириқлари баёни
•	Ўзбекистон Республикаси Президентининг (оғзаки, ёзма) топшириклари
•	Ўзбекистон Республикаси Президенти давлат  маслаҳатчиларининг топшириқлари
•	Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамаси қарорлари
•	Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг Фармойишлари
•	Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамаси мажлисининг баёни
•	Иш юритиш бўйича йуриқнома рўйхатида берилган бошқа ҳужжатлар
37. Бу ҳужжатлар институт иш юритувчиси ўрнатган тартибда рўйхатга олинади ва мунтазам равишда назорат қилиб борилади.
38.Ўзбекистан Республикаси Президенти Девонининг, Республика Ҳукуматининг ҳужжатларини рўйхатга олиш ҳисоби ва назоратини юритиш махсус тартибда амалга оширилади.
39. Институтга келиб тушган ҳужжат ўттиз дақиқа ичида рўйхатдан ўтказилади. 
40. Институтга келиб тушган ҳар бир ҳужжат учун алоҳида Президент Фармонлари, фармойишлари, топшириқлари назорат варақалари билан Вазирлар Маҳкамасининг қарорлари, фармойишлари, мажлис баёнлари ва бошқа ҳужжатлар ҳам назорат варақалари билан расмийлаштирилади.
41.	Келиб тушган ҳужжатлар рўйхатдан ўтказилгач, зудлик билан ректорга ёки у йўқ. пайтларда унинг вазифасини бажарувчи раҳбарга киритилади.
VIII. Келиб тушган ҳужжатларни расмийлаштириш ва ижросини таъминлаш буйича қарор қабул қилиш

42.	Муддати кўрсатилган ҳужжатлар тегишли раҳбар томонидан ўрганиб чиқилади ва унинг томонидан таркибий бўлинмаларнинг раҳбарларига тегишли топшириқ белгиланади.
43.	Топшириқ олган масъул шахс тезкорлик билаи ижрони таъминлаш бўйича ўз таклифларини, аниқ тадбирларни, институт кенгашининг қарори ёки буйруғи лойиҳасини тайёрлайди ижрони таъминловчи тадбирларни тасдиқлаш учун институт раҳбариятига киритади.
44.	Ҳужжатни бажариш бўйича қабул қилинган қарор ёки буйруқ бир сутка мобайнида иш юритувчи томонидан институт кафедра, бўлимларига етказилади.
45.	Берилган топшириқнинг бир нусхаси институт иш юритувчисида назорат олиб бориш учун олиб қолдирилади.
IX. Президент Фармонлари, фармойишлари, топшириқларини, Вазирлар Маҳкамасининг қарор ва фармойишлари, мажлис баёнларини, шу асосида ишлаб чиқилган институт қарор ва буйрукларини назорат қилишни ташкил этиш ва ижросини таъминлаш

46.	Президент Фармонларини, фармойишларини, топшириқларини, Вазирлар Маҳкамасининг қарорлари, фармойишларини таъминлашга, вазирлик қарорлари ва буйруқларини аниқ пухта, ўз вақтида бажарилишига институт проректорлари шахсан жавобгардирлар.
47.	Ҳужжатлар ижрочиларга келиб тушган кундан бошлабоқ унинг ижросини таъминлаш ва назорат қилиш режаси тузилади. Унда берилган топшириқлар, ижро учун масъул кафедра ва бўлимлар ижрони таъминлаш муддати, назорат олиб боришни мувофиқлаштириб туришга масъул бўлган шахс фамилияси ва лавозими кўрсатиб қўйилади.
48.	 Ҳужжатлар ижросининг бажарилиши назорати юкланган раҳбар унда қўйилган вазифалар ва топшириқларнинг тўла бажарилишига шахсан масъулдир.
49.	 Ҳужжатнинг ижросини ташкил этиш ва унинг бажарилишини назорат қилиш самарадорлиги қуйидагиларда намоён бўлади:
•	республика ижтимоий-иқтисодий ривожланишига самарали таъсир кўрсатадиган муҳим қарор ва фармойишларнинг бажарилиши бўйича пухта назорат режаси тузиш;
•	режада кўрсатилган тадбирларни юқори ташкилий-уюшқоқлик руҳида бажарилишини таъминлаш;
•	қарор ва ҳужжатларнинг бажарилишини бевосита малака ошириш институтларида, таълим муассасаларида мақсадли ўрганишни йўлга қўйиш;
•	Президент Фармонлари, Ҳукумат қарорлари ижросини таъминлаш бўйича институтнинг ўз қарор ва буйруқлари қандай бажарилаётганини текшириб бориш;
•	қарор ва ҳужжатларнинг бажарилиши устидан назорат юритадиган. раҳбар шахснинг шахсий жавобгарлигини ошириш ва ҳоказоларда.
50. Кафедра ва бўлимлар институт раҳбарияти томонидан белгиланган муддатларда у ёки бу ҳужжатнинг бажарилиши юзасидан аниқ ва пухта ахборотларни ректор ёки ректорнинг ўринбосарлари имзоси билан юборишга мажбурдирлар.
51. Ҳужжат ижросининг назорати юклатилган ректор ўринбосарлари, кафедра ёки бўлим бошлиқлари, ходимлар ва малака ошириш институтлар раҳбарлари саъйи ҳаракатларини қуйидаги йўналишларга сафарбар этадилар:
•	Президент Фармонлари, Хукумат қарорлари ва фармойишларининг ҳамда вазирлик, институт қарор ва буйруқларининг бажарилишини мунтазам равишда ўрганишлари ва таҳлил қилиб боришлари;
•	бу соҳада йўл қўйилган камчилик ва нуқсонлардан ижрочиларни мунтазам огоҳлантиришлари, йул қўйилган камчилик ва нуқсонларни бартараф қилиш бўйича тавсиялар беришлари зарур;
•	ижро интизомини бузувчиларга нисбатан катъий жазо чоралари кўришлари керак.
Институтнинг ижросни назорат қилиш топширилган маъсул ишлар ходимлари қуйидагиларни таъминлайди:
Кафедра, бўлим ва малака ошириш .институтлари томонидан юқори ташкилотларнинг директив ҳужжатлари, қарорлари ва бошқа кўрсатмалари, институтнинг истиқбол ва йиллик режалари ҳамда қабул қилинган қарорлар, буйруқларнинг бажарилишини мувофиқлаштириш, таҳлил қилиб бориш;
•	жойларда Фармон, қарор ва фармойшининг, шу асосида яратилган институт қарорлари ва буйруқларининг бажарилишини мунтазам таҳлил этиб бориш;
•	айрим сабабга кўра ҳужжат муддатида бажарилмай қоладиган бўлса, институт раҳбарияти номидан тегишли юқори ташкилотларга ижро муддатини узайтириш тўғрисида таклиф киритади.
52.	Ўзбекистон Республикаси Президенти Девони ҳужжатларига резолюция, белги қўйиш ва ёзиш мумкин эмас. Ҳужжатлар билан танишганлик тўғрисида ва уларнинг бажарилиши бўйича фикрлар илова қилинган махсус варақада ёзилади.
53.	Қайтарилиши керак бўлган Ўзбекистон Республикаси Президенти Девони ҳужжатларига тегишли штамп (тамға) ва назорат белгиси қўйилади. Қайтарилаётган ҳужжатларнинг хат жилдига Ўзбекистон Реслубликаси Президенти Девонининг ишлар бошқармаси тегишли секторлари рақами қайд этилади:

1.	Баёнлар сектори.
2.	Ахборот сектори.
3.	Хатлар сектори.
4.	Фуқароларни қабул қилиш, ариза ва шикоятлар сектори ва ҳоказо.
54.	Ўзбекистан Республикаси Президенти Девонига юборилган ҳисобот ва ахборот материаллари институт бланкасига олиниб, тартиб рақами, унинг асосий мазмунини қисқа шаклда ифодалайдиган сарлавҳа ёки жавоб ёзилаётган ҳужжат рақами тартиби остига қўйилган бўлиши лозим.
Материал қисқа, аниқ ва асосланган, аниқ интервалда ёзилганда 2-3 саҳифа ҳажмидан ошмаган тарзда баён этилиши зарур.
54.	Ўзбекистон Республикаси Президенти Девонининг “Махфий”, “Мутлақо махфий”, “Xизматда фойдаланиш учун” каби махсус белгилар қўйилган, шунингдек Ўзбекистон Республикаси Президенти Девонининг ишлар бошқармаси тартиби бўйича хизматга қайтариладиган ҳужжатларга ҳам худди шундай тартиб талаблари қўйилади.

ТАСДИҚЛАЙМАН
А.Авлоний номидаги ХТРХМОМИ
ректори_______ Ж.Ғ.Йўлдошев
“___”_____________2005 йил

А.Авлоний номидаги Халқ таълими раҳбар ходимлари малакасини ошириш Марказий институтида иш юритиш ва ижро назоратини ташкил этиш бўйича

Йўриқнома

1.	Умумий қоидалар

1. Мазкур йЎриқнома Вазирлар Маҳкамасининг 1999 йил 29 мартДАГИ 140-сонли қарори билан тасдиқланган намунавий йўриқномага мувофиқ ишлаб чиқилган бўлиб, у институт ҳужжатларини тайёрлаш қоидалари, усуллари ва жараёиларини, улар билан ишлаш тартибини белгилайди.
2. Иш юритишнинг ахволи учун жавобгарлик иш юритувчи, тегишли бўлинмалар раҳбарлари, институт проректорлари ва ректор зиммасидадир. Институт бўлинмаларидаги ҳужжатлар билан ишлаш ушбу иш учун тайинланган масъул шахсга юкланади.
3.	Бевосита ижрочилар ўз бурчлари ҳисобланган иш юритишнинг ўзларига тааллуқли кисмига риоя қилиниши учун масъулдирлар.
Мазкур вазИфалар тасдиқланган лавозим қўлланмалари ва хизмат бурчларига мувофиқ тақсимланади.
4.	Иш юритишни бевосита амалга ошириш вазифаси иш юритувчи зиммасига юкланади.
5.	Ходим меҳнат таътилига кетишда, хизмат сафарига жўнашида ёки ишдан бўшаётганида ихтиёридаги барча ҳужжатларни раҳбар кўрсатмасига биноан бошқа ходимга топшириши лозим. хужжатни олган киши уларни ўз вақтида ижро этиш чораларини кўрмоғи зарур.
6.	Мазкур йуриқномада белгиланган қоидаларга амал қилиш ҳар бир ходим учун мажбурийдир. Кафедра ва бўлимнинг раҳбарлари янги ишга қабул қилинган ходимларни институтда жорий этилган иш тартиби ҳамда унга доир қўлланмалар билан таништиришлари керак.

II. Жўнатиладиган ва ички ҳужжатларни тузиш ва расмийлаштириш

7. Институт ҳужжатлари катъий рўйхатга олинадиган тегишли бланкаларга ёзилади. Институт бланкалари (буйруқ кенгаш қарори ва хатлар учун) қуйидаги тартибда бўлади;

O’zbekiston Respublikasi Xalq Ta’limi Vazirligi

A.AVLONIY NOMIDAGI XALQ TA’LIMI RAHBAR XODIMLARI MALAKASINI OSHIRISH MARKAZIY INSTITUTI

700095 TOSHKENT shahri A.SAIDOV ko’chasi 6-uy, tel. 46-06-67, 46-06-62
		Министерство Народного Образования Республики Узбекистан

ЦЕНТРАЛЬНЎЙ ИНСТИТУТ  ПОВЎШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ РУКОВОДЯҲИХ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ИМЕНИ А.АВЛОНИЙ

700095, г.Ташкент, ул.А.Саидова 6, тел: 46-06-67, 46-06-62

8.	Аксарият ҳужжатлар учун ҳужжат мазмунини акс эттирувчи қисқа ва аниқ сарлавҳа бўлиши шарт. Масалан: буйруқ (нима тўғрисида ?) ташкил “этиш тўғрисида”; баённомаси (ниманинг?) “илмий кенгаш мажлисининг”.
А5 (148 х 210) ўлчамдаги ҳужжатларда ва телеграммаларда матнга сарлавҳа қўйилмаслиги мумкин.
9.	Ҳужжат мазмуни имкони борича лўнда, қисқа иборалар билан, мураккаб бўлмаган сўз тузилишида баён этилади.
Қисқартиришлар Давлат органлари, ж.амоат ташкилотлари ва муассасалар номларини ёзиш бўйича маълумотномага мувофиқ қўлланилади. Агар матнда фамилиялар, географик номлар ёки айрим маъмурий-ҳудудий бирликлар санаб ўтилса, улар алфавит тартибида жойлаштирилади.
Агар узлуксиз боғланган матн бир нечта қарорлар, хулосалардан иборат бўлса, уни араб рақамлари билан рақамланадиган бўлимларга, кичик бўлимларга, бандларга ажаратиш лозим.
Ҳужжатлар матнларини икки қисмга ажратиш тавсия этилади: биринчи қисмда ҳужжат тузишнинг асослари ёки сабаблари кўрсатилади, иккинчисида-қарорлар, фармойишлар, таклифлар, фикрлар, хулосалар, илтимослар баён этилади.
Агар ҳужжат мазмунини тушунтириш ва асослаш зарурати бўлмаса, матн битта хулоса қисмдан иборат бўлиши мумкин: буйруқлар-таъкидлаш қисмисиз қарор қисми, хатлар-тушунтиришсиз илтимос қисми ва шу кабилар.
Баённома матни учинчи шахс номидан (“эшитдилар”, “сўзга чиқдилар”, “қарор  қилдилар”) кўплик сонда баён қилинади, нутқлар мазмуни учинчи шахс номидан бирлик сонда баён қилинади. Ҳуқуқлар ва мажбуриятларни белгилаб берувчи (Низом, йуриқнома ва бошқалар), шунингдек фактларни баён этиш ёки баҳолашдан (далолатнома, маьлумотнома ва бошқалардан) иборат бўлган ҳужжатларда матнни учинчи шахс номидан бирлик ёки кўплик сонда (“бўлим функцияларни амалга оширади”, “бирлашма таркибига киради, “комиссия белгилайди”) баён қилиш шакли ишлатилади.
10.	 Хатларда қуйидаги баён этиш шаклларидан фойдаланилади:

-	биринчи шахс номидан кўплик сонда (“юборишингизни сўраймиз”, “кўриб чиқиш учун юбормоқдамиз ); 
-	биринчи шахс номидан бирлик сонда (“зарур деб ҳисоблайман”, “ажратишни сўрайман);
-	учинчи шахс номидан бирлик сонда (“институт қарши эмас” ёки “институт амалга оширса бўлади деб ҳисоблайди”).
11.	Телеграммалар матнлари алоқанинг абонентлик пункти (вилоят ҳокимликлари ва МДҲ мамлакатлари пойтахтлари) орқали жўнатилганда тўлиқ матн билан ёзилади, алоқанинг почта бўлими орқали бошқа хат олувчиларга (туманларга ва хусусий шахсларга) жўнатилганда эса, агар бунда мазмун бузилмаса, телеграмма матнида имкон борича олмошлар, қўшимчалар, кўмакчилар қолдирилади. Рақамли маълумотлар, бузилишига йул қўймаслик учун, сўзлар билан ёзилади. Телеграмма матнининг охирида уни рўйхатга олиш рақами кўрсатилади, унинг олдига “рақами” сўзини алмаштируачи “РК” ҳарфлари қўйилади.
12.	Агар ҳужжатда матнда қайд этилган илова бўлса, у ҳолда иловалар борлиги тўғрисидаги белги қуйидаги шакл бўйича расмийлаштирилади: Илова: 10 варақда, 2 нусхада.
Агар ҳужжатда матнда кўрсатилмаган илова бўлса, уларнинг номи ҳар бир иловадаги сони ва нусхалар сони кўрсатилган ҳолда санаб ўтилиши керак. Масалан:
Илова: 1. Янги ўқув йилига мактабларнинг тайёргарлиги тўғрисида “маълумотнома 6 варақда, 2 нусхада. 2. Мактаблар рўйхати 3 варақда, 2 нусхада. Агар ҳужжатга иловаси бор бошқа ҳужжат илова қилинса, у ҳолда илованинг борлиги тўғрисидаги белги қуйидаги шакл бўйича расмийлаштирилади: Илова: Дарслик масалалари бўйича доимий комиссиянинг 2001 йил, 25 январдаги хулосаси ва унга илова, жами 21 варақда, 2 нусхада.
Агар илова ҳужжатда кўрсатилган барча манзилларга жўнатилмаётган бўлса, у ҳолда иловаларнинг борлиги тўғрисидаги белги қуйидаги шаклда расмийлаштирилади:
Илова 5 варақда, 2 нусхада-биринчи манзилга.
Агар илова брошюраланган бўлса, у ҳолда варақлар сони кўрсатилмайди.
Ҳужжатлар манзилларга жўнатилаётганда қуйидаги қоидаларга риоя қилиниши керак; ҳужжаталар ташкилотларга, уларнинг  таркибий бўлинмаларига ёки аниқ шахсга жўнатилади: ташкилот номи ва таркибий бўлинма бош келишикда, лавозим ва фамилия эса жўналиш келишигида кўрсатилади, масалан:
Республика таълим маркази
Янги педагогик технологиялар
бўлими бошлиғи 
3. X.То шматовга
Ҳужжат ташкилот раҳбарига жўнатилганда, ташкилот номи олувчи лавозимининг таркибига киради, масалан: 

“Таълим-Қурилиш-Савдо”
корхонаси директори
М.Мирхайдаровга
Агар ҳужжат бир турдаги бир нечта ташкилотларга жўнатилаётган бўлса, у холда уларни умумлашган холда кўрсатиш лозим, масалан: кафедра ва бўлимлар бошлиқларига; ҳужжатни олувчилар тўрттадан ошмаслиги керак. “Нусха” сўзи иккинчи, учинчи, тўртинчи олувчилар олдига кўрсатилмайди.
Манзил умумлаштирилган холда кўрсатилиши мумкин. Масалан, Қорақалпоғистон Республикаси ВА Тошкент шаҳар, вилоятлар педагогларни қайта тайёрлаш ва малакасини ошириш институтларига.
Ҳужжатни тўрттадан кўп манзилга жўнатилганда тарқатиш (юбориш) рўйхати тузилади ва ҳар қайси ҳужжатда фақат битта олувчи кўрсатилади; ҳужжатни хусусий шахсга жўнатганда аввал почта манзили, кейин исми ва отасининг исми (бош харфлари), фамилияси ёзилади, масалан:
700000,  Тошкент  шаҳар, Ҳамид Олимжон кўчаси, 5-хонадон, Т.А.Ахмедовга.
13.	Ҳужжатлардаги сана икки усулдан бири билан расмийлаштирилади, масалан: 2001 йил, 12 январь ёки 01.12.01.
Биринчи усул молиявий тусдаги маълумотлардан иборат бўлган ҳужжатлар матнида сана кўрсатилганда кўпроқ, қўлланилади, иккинчиси ҳужжатларга сана қўйганда, ҳужжатларга резолюциялар, визалар, кўрсатмалар, бажарилганлиги хақида белгилар қўйилганда қўлланилади.
14.	Ҳужжатлар ректор томонидан ёки амалдаги қонун ҳужжатлари ёки бошқа ҳуқуқий ҳужжатларда белгиланган ваколатларига мувофиқ проректорлар, тегишли бўлимлар раҳбарлари томонидан имзоланади.
“Имзо” реквизити таркибига: ҳужжатни имзолаётган шахснинг амалдаги лавозими, унинг шахсий имзоси ва имзосининг ёйилмаси (исми, отасининг исми бош ҳарфлари ва фамилияси) киради.
Ҳужжатларни “унинг ўрнига” деган олд кўмакчи, шунингдек лавозими номи олдига қия чизиқ билан имзолашга йўл қўйилмайди.
Икки мансабдор шахснинг имзолари коллегиал органлар ҳужжатларига қўйилади. қарорлар ва баённомаларни ректор ва ненгаш котиби томонидан имзолаш тавсия этилади.
Якка бошчилик тартибида қабул қилинадиган фармойишларда битта имзо бўлади.
Икки ёки ундан ортиқ, имзолар, агар ҳужжат мазмуни учун бир нечта шахслар (масалан, далолатномалар, молия ҳужжатлари, бир нечта ташкилотлардан чиқувчи ҳужжатлар) жавобгар бўлган тақдирда қўйилади. Комиссия томонидан тайёрланган ҳужжатларда уни тайёрлаган шахслар лавозими эмас, балки комиссия таркибидаги вазифалари тақсимланиши кўрсатилади. Масалан:.
Комиссия раиси,  имзо          В. В. Махмудов
Комиссия аъзолари, имзолар Р. С. Абдураҳмонов
                                           А.И.Одилов
Ҳужжат бир нечта мансабдор шахслар томонидан имзоланганда уларнинг имзолари эгаллаб турган лавозимларига мувофиқ., биттасининг остида бошқалари навбат билан жойлашади.
Масалан:
Ректор	имзо	З.А.Хошимов
Бош бухгалтер  имзо	В.В.Собиров
Ҳужжат лавозимлари тенг бир нечта шахслар томонидан имзоланганда уларнинг имзолари бир каторда жойлашади:
Ўзбекистон Республикаси	Ўзбекистон Республикаси
Хал қ таълими вазирининг	Молия вазирининг
биринчи ўринбосари	         ўринбосари
имзо        Р.Ш.Ахлидинов	имзо	Т.С.Тожиев
15. Келишиш ҳужжат лойиҳасини дастлабки кўриб чиқиш ва баҳолаш усули ҳисобланади. Келишиш институт ичида ҳам (турли таркибий бўлинмалар ва мансабдор шахслар билан) унинг ташқарисида ҳам (ҳужжат лойиҳасидаги масалаларга уларнинг ваколатларига мувофиқ бевосита муносабати бўлган бўйсунувчи ва бўйсунмайдиган ташкилотлар билан) амалга оширилиши мумкин.
Ҳужжатни мувофиқлаштириш ҳужжат лойиҳасини олдиндан кўриб чиқиш, баҳолаш усули ҳисобланади. Унга фикр билдириш эса, лойиҳани мувофиқлаштириш шакли ҳисобланади, Ҳужжатни ички мувофиқлаштириш барча таркибий бўлинмаларнинг қўйилган масалага алоқадор бошлиқлари, ҳуқуқшунос, маслаҳатчи ҳамда проректор билан бамаслаҳат иш кўриш асосида амалга оширилади.
Ҳужжат лойиҳасини ички келишув имзоловчининг шахсий имзоси ва имзолаш санасини ўз ичига олган виза билан расмийлаштирилади. Зарур бўлган ҳолларда имзоловчининг лавозими кўрсатилиши мумкин. Унинг имзоларини .(исми, отаси исмининг бош ҳарфлари, фамилияси) кенгайтирилиб ёзиш шарт, масалан:
Юридик бўлим бошлиғи имзо С.К.Махсумов 
01.24.01
16. Ҳужжатларга мулоҳаза ёки қўшимча фикрлар қўшиш алоҳида варақда баён этилиши мумкии. Ҳужжатларда фикрлар биринчи нусхага ёзилади, хат ва бошқа юбориладиган ҳужжатларда фикрлар муассасадан келадиган нусхага ёзилади.
Ҳужжатларнинг лойиҳаларига ижрочилар, манфаатдор таркибий бўлинмалар раҳбарлари томонидан фикр ёзилади. Адлия хизмати фикри ёзилган ҳужжатларга ўзгартириш ва қўшимчалар фақат унинг розилиги билан киритилади.
Агар ҳужжат ректор имзо қўйиши учун тақдим этилса, унга мазкур масалага жавобгар проректор фикри ёзилган бўлмоғи керак.
Таркибий бўлинма раҳбари ҳужжат лойиҳасига ўз фикрини ёзишдан бош тортиши мумкин. Бундай холда у ҳужжатга ёзма равишда ўз мулоҳазалари ва қўшимчаларини баён этиб, ҳужжат лойиҳасига “Мулоҳазалар илова қилинади” деб кўрсатиб ўтиши шарт.
Ҳужжат мувофиқлаштиришга тақдим этиладиган таркибий бўлинмалар раҳбарлари одатда уни бир кун ичида кўриб чиқишлари ва фикрларини ёзиб қўйишлари лозим.
Визалар ҳужжатларнинг институтда қолдирилаётган нусхаларининг олд томонига, имзо остига қўйилади.
17. Ташқи келишув, келишиш устхати, келишув тўғрисидаги маълумотнома, келишув варағи ёки коллегиал орган мажлисида ҳужжат лойиҳаси муҳокамасининг баённомасини тақдим этиш билан расмийлаштирилиши мумкин.
Келишиш устхати “Келишилган” сўзидан, ҳужжат келишиб олинадиган шахс лавозимининг номи (ташкилот номи билан биргаликда), шахсий имзоси, унинг ёйилмаси ва санасидан иборат бўлади,
Масалан:
КЕЛИШИЛГАН
Ўзбекистан Республикаси
Халқ таълими вазирлиги
Педагог ходимлар малакасини ошириш
Кадрлар Бошқармаси бошлиғи имзо Б.Шамсиев 01.14.01
Агар келишув коллегиал орган ёки хат воситасида амалга оширилса, у ҳолда келишув устхати қуйидаги шаклда расмийлаштирилади: .
КЕЛИШИЛГАН	     КЕЛИШИЛГАН
Касаба уюшмаси қумита    	        “Таълимсавдо” Бош 
мажлиси	                 бошқармасининг
01.10.01	                     01.12.01 даги
01.12.01 даги3-сон баённонаси	01-4Ғ185-сонли хати
Келишув устхатлари “Имзо” реквизитидан пастга ёки келишувнинг алоҳида варағига жойлаштирилади.
Келишув варағи ҳужжат мазмуни бир нечта ташкилот манфаатларига дахлдор бўлган холларда тузилади. Бу ҳақда устхат ўрнига белги қўйилади.
18. Тасдиқланиши керак бўлган ҳужжат имзоланган, тасдиқланган вақтдан бошлаб юридик кучга киради.
Ҳужжатлар ректор томонидан ёки тасдиқланадиган ҳужжатларда баён этилган масалаларни хал қилиш ваколатига кирадиган проректорлар томонидан тасдиқланади. Масалан:
ТАСДИҚЛАЙМАН
Илмий методика ва ўқув
ишлари бўйича проректор
имзо   Х.Қудратуллаев
1.17.01
Ҳужжат ташкилот раҳбари томонидан тасдиқланганда лавозими номига ташкилот номи қўшилади, масалан:
ТАСДИҚЛАЙМАН Республика таълим маркази директори имзо      И.Зокиров
               01.17.01
Агар ҳужжат қарор, баённома билан тасдиқланаётган бўлса, у холда тасдиклаш устхати “ТАСДИҚЛАЙМАН” сўзидан, санаси ва тартиб рақами кўрсатилган бош келишикдаги ҳужжат номидан иборат бўлади. Масалан:.
ТАСДИКЛАЙМАН
Институт ректорининг
2001.20.01 даги 5-сон буйруғи
ёки
ТАСДИҚЛАЙМАН
Меҳнат жамоаси йиғилишининг
2001.15.01 даги 3-сон баённомаси
Тасдиқлаш устхати ҳужжатнинг юқори ўнг бурчагида бўлади. 
19. Пул маблағлари ва моддий бойликларнинг сарфланиши фактларини қайд қилувчи, мансабдор шахсларнинг ҳуқуқларини тасдиқловчи, шунингдек, ҳуқуқий ҳужжатларда-назарда тутилган ҳужжатларда жавобгар шахснинг имзоси гербли муҳр билан тасдиқланади. Низом, устав, ҳисобот ва баланслар, структура, штат жадваллари, жорий. ҳамда истиқбол режалари ва бошқа ҳужжатлар икки ҳил йўл билан: тасдиқ ёки тегишли фармойиш ҳужжатга чиқариш (ҳужжатни жорий этиш ҳолларида қўшимча тушунтириш ва буйруқ талаб этилганда)- билан амалга оширилади.
“Тасдиқлайман” сўзида мансабдор шахс номи, шахсий имзо, ҳужжат тасдиқланган сана, муҳр, асосий элемент ҳисобланади.
Фармойиш акти (буйруқ кенгаш қарори) билан тасдиқлашда ҳужжатга қуйидаги шаклда муҳр қўйилади:
Буйруқ билан (кенгаш қарори билан) тасдиқлайман. Ҳужжат санаси ва номери.
Тасдиқлаш муҳри ҳужжатнинг юқоридан ўнг томонида бўлади. Муҳр босилганда у ҳужжатни имзоловчи шахснинг лавозими номининг бир қисмини қоплаб туриши керак.
20. Институтда тайёрлангаи ҳужжатлардан нусха бериш иш юритувчи томонидан мувофиқлаштириб борилади.
Хужжат нусхаси институт раҳбарияти ёки таркибий бўлинма раҳбари рухсати билан тайёрланади ва берилади.
Ҳужжатдан тўлиқ нусха кўчириш қўлда ёзиш, машинкада кўчириш усуллари ёки тезкор матбаа воситалари билан амалга оширилади.
Ҳужжат нусхасининг биринчи варағига “нусха” белгиси қўйилади.
Тасдиқловчи ёзув: тўғри, лавозимининг номи, тасдиқловчи шахснинг имзоси, унинг исми ва отасининг исми бош харфлари ва фамилияси, нусха тасдиқланган сана шакли бўйича тўлдирилади.
Масалан:
Кадрлар бўлими назоратчиси
01.25.01 имзо Р.Б.Тошматов
Ҳужжатдан олинган нусхаларни бошқа ташкилотларга жўнатишда ёки уни қўлга беришда тасдиқловчи имзо муҳр билан тасдиқланиши керак.
Чиқувчи ҳужжатнинг (жўнатилган) кўчирилган нусхаси ҳужжатни тузган шахсларни ва ҳужжат келишиб олинган шахслар визаларини ўз ичига олади. Унга асл нусхани имзолашдаги барча тузатишлар киритилади. Бланк матни такрор қўйилмайди, унга имзоланган сана ва рўйхатга олиш индекси қўйилади.
Асл нусхадаги имзо, факсимиль воситасида муҳр билан тасдиқланади.
Кўпайтирилган нусхада буюртманинг тартиб рақами ва адади кўрсатилади.
21. Ҳужжатни ижро этиш бўйича кўрсатмалар резолюция шаклида берилади, унинг таркибига қуйидаги мажбурий элементаар кириши керак: ижрочи (ёки ижрочилар)нинг фамилияси, топширикнинг мазмуни, ижро муддати (зарур ҳолларда). Резолюция имзоланади ва сана қуйилади. Масалан: Ш.П.Пўлатовга
Умумтаълим мактаблари директорлари малакасини ошириш курслари ўқув режасини 2001 йил 21 мартгача тайёрлашингизни сўрайман. Ж.Ғ.Йўлдошев 01.02.02.
Резолюция қоидага кўра, ҳужжатнинг юқори қисмига “олувчи” реквизитининг остига қўйилиши керак.
22. Ҳар бир ҳужжатда бевосита ижрочи тўғрисидаги белги бўлиши керак. Ҳужжатни ижро этувчи (тузувчи)нинг фамилияси ва унинг хизмат телефони рақами ҳужжат охирги варағининг олд томонига ёки жой бўлмаганда орқа томонининг пастки чап бурчагига қўйилади.
Масалан: З.Холматов 139 19 58 .
III. Келган хат-хабарларни қабул қилиш, рўйхатга олиш ва жўнатиш. Келувчи  ҳужжатларни ишлаш тартиби
23. Ҳужжатларни қабул қилиш ва дастлабки ишлаш марказлаштирилган ҳолда институт иш юрутувчиси томонидан амалга оширилади.
Институт раҳбариятига ёки аниқ мансабдор шахс ва таркибий бўлинмага кўрсатилмасдан юборилган ҳужжатлар дастлаб иш юритувчи томонидан кўриб, ҳужжатлар солинган конвертлар, шу жумладан буюртма конвертлар ҳам очилади, шу билан бирга унда ҳужжатлар (иловалари ҳам) борлиги текширилади.
Ҳужжатлар етишмаслиги ёки яроқсизланганлиги аниқланганда икки нусхада далолатнома тузилади, улардан бири иш юритувчида қолади, иккинчиси пакет келган ташкилотга жўнатилади.
Адашиб жўнатилган ҳужжатлар, ҳужжат келган конвертни илова қилган ҳолда, белгиланган жойига янги конвертларда жўнатилади ёки юборувчига қайтарилади.
Келиб тушган ҳужжатлар конвертлари (шу жумладан фуқаролар хатлари) жўнатувчининг манзилини, ҳужжатнинг жўнатилган ва олинган вақтини, шунингдек шахсий ёки пули тўлаб олинадиган ҳужжатларни фақат конверт бўйича аниқлаш мумкин бўлган ҳолларда йўқ қилинмайди.
Олинган ҳужжат биринчи варағининг пастки қисмига рўйхатга олиш штампи қўйилади, институт номи, ҳужжатнинг келиб тушган санаси ва унинг индекси ёзилади.
24. 	“Шахсан” устхатли ёки жамоат ташкилотлари номига йўлланган ҳужжатлар очилмайди ва белгиланган олувчига берилади.
Ўзбекистан Республикаси Ҳалқ таълими вазирлиги ва юқори органларнинг раҳбарият қарорини талаб этувчи ҳужжатларини кўриб чиқиш учун ректорга берилади.
25.	Ҳужжатлар билан ишлаш ва ижро этувчиларга бериш уларнинг келиб тушган кунида ёки иш вақтидан ташқари вақтда келиб тушганда биринчи иш кунида амалга оширилиши керак.
Бир нечта таркибий бўлинмалар томонидан ижро этиладиган ҳужжатлар уларга навбат билан ёки бир вақтнинг ўзида нусхаларда берилади. Ҳужжатнинг асли эса резолюциядаги биринчи маъсул ижрочига берилади.
Ҳужжатларнинг нуҳалари сони ижрони ташкил этувчи шахс томонидан аникланади.
Ректорга келган ҳужжатни шошилинч равишда ижро этиш зарурати туғилганда кўриб чиққунча унинг мазмуни билан ижрочини таништириб чиқишга йул қуйилади.

IV. Жойларга юбориладиган хат, хабарларни 
расмийлаштириш ва жунатиш
26.	 Буйруқ ва хат санаси унга имзо чекилган кун ҳисобланади; баённома, қарор ва акт санаси, тасдиқлашни талаб этувчи режа, ҳисобот тасдиқланган  кун ҳисобланади.
Институт раҳбарияти томонидан ўтказилган йиғилишлар, кенгашларда қабул қилингаи қарорлар баённома тарзида расмийлаштирилади ва бир кун давомида ижрочиларга етказилади.
27.	Хизмат ҳужжати матнини телеграф (телеграмма) телетайп орқали юборишга фақат шошилинч ижро этиш талаб қилингандагина йўл қўйилади. Агар матни маъносини бўзмаса, телеграммада олд қўшимчалар ва тиниш белгилари қўйилмайди. Телеграммалар, телетайпограммалар қисқа, телеграф усулида тузилади. Телеграммалар матни 2 нусхада, телетайпрограммалар матни 2 нусхада босилади.
Телеграммаларнинг алоҳида тури “шошилинч” каби белгилар ўнг томонда юқори бурчакда кўрсатилади.
Шошилинч телеграмма фақат ректор имзоси билан, бошқа турлари бўлинмалар раҳбарлари имэоси билан жўнатилади. Телеграммалар матн ва ёзувларини тузатишга рухсат этилмайди. Ректор имзо чеккан телеграммаларга муҳр босилади. Расмийлаштирилган ва имзо чекилган телеграммалар почтага ёки телетайпчиларга узатилади.
28.	Ахборотни тезкорлик билан етказиш телефонограммалар, телетайпограммалар, модем тизимлари, факслар орқали амалга оширилади. Уларнинг матнларида матнни узатган ва қабул килган кишиларнинг номи, шунингдек берилган ва қабул қилинган пайти ёзиб қўйилган бўлади. Улар бир йил сақланади.
29.	 Ҳужжат матнини тайёрлашда қуйидаги талабларга риоя қилиш мажбурийдир;
-	 ҳужжат шундай ёзилиши керак, у ўз олдига қўйилган мақсадни тўла руёбга чиқарсин, адлия кучига, аниқ кетма-кетлик ва ифодага эга бўлиши;
-	 мазмун ва мантиқнинг бутунлиги, баён этиш услубининг мукаммаллиги, ахборотнинг тўлиқлиги, баённинг содда, равон тушунарлилиги, далилларнинг ишончлилиги;
- қарор ва буйруқларда, Низомлардаги топшириқларнинг алоҳида шахсларга эмас, муассасаларга берилиши;
-	 кириш қисмида ҳужжат қабул қилинишига сабаб бўлган факт ва воқеалар аниқ баён этилади. Шунингдек, кириш қисмида ҳужжат юзага келишига асос бўлган сабаби ишорада ҳам берилиши мумкин.
-	 қарор, буйруқларда ва бошқа ҳужжатларда вазифа бандлари реал бажариладиган, аниқ-равшан бўлмоғи, ҳужжатни чиқаришга сабаб бўлган ҳолат ва воқеа мазмунини очиб беришга хизмат қилувчи материаллардан таркиб топмоғи лозим.
      30. Имзо чекилган ҳужжатни уша куниёқ рўйхатдан ўтказиш, кўпайтириш ва жўнатиш учун иш юритувчига топширилади.
31.	 Барча чиқариладиган хатлар соат 12 гача иш юритувчига конвертга солиб топширилади. Телеграммалар уша куниёқ, шошилинч равишда жўнатилади. 
32.	 Конвертда жўнатиладиган хат тури (буюртма, қиймати белгиланган ва ҳоказо), юбориладиган жой, манзилгоҳнинг тўлиқ номи, индекс ва чиқадиган ҳужжат рақами кўрсатилмоғи керак.
Кадрларга тегишлиларидан ташқари барча буйруқларга рақам қўйиш иш юритувчида, кенгаш қарорларига кенгаш котиби томонидан тартиб рақами қўйилади, таркибий бўлинмалар томонидан тайёрланган циркуляр хатлар тааллуқли бўлимлар томонидан рўйхатга олинади.
33. Ротапринтда ёки бошқа турдаги нусха купайтириш техникасида кўпайтирилган қарорлар, буйруқларни, циркуляр хатларни чиқариш муддати 2 кунгача, катта нусхадаги ҳужжатларни нашр этиш алоҳида белгиланади.
Кўпайтирилган ҳужжатларда ҳужжатларни тасдиқлаган шахс имзоси бўлмаса, унга муҳр босилади ва “асл нусхасига тўғри” деб ёзиб, имзо қўйилади.
34.	 Олинадиган ҳужжатлар юқори ташкилотнинг топшириғида ёки вазирлик раҳбарияти резолюциясида кўрсатилган муддатда бажарилмоғи лозим.
Матнда ёки ректор резолюциясида кўрсатилган муддатда бажарилмоғи кўрсатилмаган ҳужжатлар учун қуйидаги муддатлар белгиланади:
■	Юқори органларнинг ҳужжатлари бўйича кўриб чиқиладиган масаланинг мураккаблигига қараб, лекин 3 календарь кунидан ошмаслиги керак.
■	Юқори органларнинг ҳужжатлари бўйича уларга фармойиш ҳужжатлари тайёрлаш шарти билан 5-7 календарь куни;
■	мансублигига  кура бошка муассасаларга куриб чикиш учун юбориладиган ҳужжатлар 5 кун муддат ичида бу ҳақда муаллифни албатта хабардор қилиб қўйиш шарти билан.
35. Ҳужжатни ижро этиш муддатини уни белгилаган шахс ёки муассаса томонидан узайтирилиши лозим. Муддатни узайтириш бирданига ёки ижро муддати тугашига камида 2-3 кун қолганда расмийлаштирилади.
Ҳужжатни белгиланган муддатда бажариш имкони бўлмаганда, ижрочи муддатини чузиш ҳақида асосли илтимос билан раҳбариятга мурожаат этиши керак.
Бажариш муддати ва бу муддатни чузиш ҳақидаги маълумотлар қайдлар карточкасида албатта белгиланади.
36. Бевосита ижро этувчининг йўқлиги, (бетоблиги, хизмат сафари, меҳнат таътили ва ҳ.к.) бўлинмадан хат, ҳужжатлар ва топшириқларнинг ўз вақтида ҳамда сифатли ижросини таъминлаш маъсулиятини олмайди.
37. 	Жойларга юбориладиган хат, хабарлар ректор, унинг ўринбосарлари, таркибий бўлинмаларнинг раҳбарлари томонидан имзоланади. 
38. Ректор, у бўлмаганда проректор томонидан имзоланган барча ҳужжатлар қабулхонада қайд этилади.
39.	. Қолган ҳужжатлар таркибий бўлинмалар томонидан қайд қилинади ва жўнатишни иш юритувчи амалга оширади.
40.	 Жўнатиш учун тайёрланган ҳужжатлар икки нусхада бўлиши, унинг энг қуйи қисмида ижрочининг фамилияси ва телефон рақами кўрсатиб қўйилиши керак. Биринчиси, у йўллаган манзилга юборилади, иккинчиси эса визалар билан таркибий бўлинмаларда жўнатилаётган ҳужжатнинг чиқиш номерини ва санаси кўрсатилган ҳолда сақланади.
41.	 Хат-хабарларни иш юритувчига беришдан олдин маъсул шахс ёзилган манзилнинг тўғрилигини, ҳужжатларда кўрсатилган, илова қилинган нарсаларнинг, шунингдек имзоларнинг мавжудлигини текширади, сана таркибий бўлинмаларнинг индексидан, хат-ҳужжатнинг чиқиш номерини қуйиб чиқади (агар жўнатиладиган материал бланкда ёзилмаган булса, у ҳолда чиқиш номери ва сана охирига, имзодан қуйироққа, чап бурчакка ёзиб қўйилади).
Ҳужжатнинг чиқиш рақами таркибий бўлинманииг индекси, йиғмажилдлар номенклатураси бўйича тартиб рақами ва чиқиш номеридан иборат бўлади. Бир неча манзилга йўлланадиган хатларга, хатнинг ушбу нусхаси кимга юборилаётган бўлса, ушанинг манзили остига чизиқ чизиб қўйилади, жўнатилган хатнинг таркибий бўлинма йиғма жилдларида қоладиган нусхаси тасдиқланади ва жўнатиш учун иш юритувчига берилади.
Иш қоғозларини юритишга масъул шахслар хатларии юбориш олдидан уларни расмийлаштирилишининг тўғрилиги (имзонинг бор-йўқлиги, сана, ҳужжатнинг келиб тушган номери, жавоб берилаётган ҳужжатга илованинг, ижрочи фамилиясининг бор-йўқлиги, унинг телефон номери ва ҳ.к.), конвертнинг тўлғазилишини (манзил, индекс, штамп, чиқиб кетаётган хат ҳужжатининг номери) текширувдан ўтказилади.
Бир муассасанинг ўзига йўлланган хат-хабарлар бир конвертга жойлашмоғи лозим.
42. Институтдан чиқаётган барча хат-хабарлар иш юритувчи томонидан почта орқали жўнатилади, директив органларга юборилаётган тезкор маълумотлар ижрочи томонидан етказиб берилади.
43.	 Иш юритувчи томонидан чиқиб кетаётган хат-хабарлар уларни жўнатиш реестрида қайд қилинади.
44.	 Институтнинг бўлинмалари ўзларига тааллуқли бўлган корреспонденцияларни жойларга ўзлари мустақил юборишлари мумкин. Юбориладиган ҳужжатларни рақамларини барча бўлимлар ўзларига берилган индексларнинг рақамларини кўрсатишлари керак.
45. Ҳужжатлар билан ишлаш ва жўнатиш амалдаги почта алоқаларига мувофиқ марказлаштирилган ҳолда иш юритувчи томонидан амалга оширилади.
Конвертга жойлаштиришдан аввал ҳужжатларнинг тўғри расмийлаштирилганлиги, иловаларнинг борлиги, нусхалар сонининг олувчилар сонига мувофиқлиги текширилади. Тўлиқ расмийлаштирилмаган ёки нотўғри расмийлаштирилган ҳужжатлар пухта ишлаш учун ижрочига қайтарилади.
Буюртма хат-хабарга жўнатиш рўйхати тузилади, унга экспедиция ходими ўзининг фамилияси ва жўнатиш санасини қуяди.
46.	Таркибий булинмалар ўртасида ҳужжатларни бериш таркибий бўлинмалар инспекторлари (котиблари) ёки иш юритиш учун маъсул шахслар орқали оширилади. Ҳужжатлар тегишли белги қўйилган ҳолда рўйхатга олинган шаклда берилади.
V. Ҳужжатлар сонини ҳисобга олиш
47. Институт ҳужжатлари (айрим  таркибий бўлинмалар ва ҳужжатлар туркум бўйича) ҳам тўлиқ ҳам танлаб ҳисобга олиб борилади. Фуқаролар таклифлари, аризалари ва шикоятлари мустакил равишда ҳисобга олинади. Ҳужжатлар сонини ҳисоблаб чиқишда ҳар қайси нусха, шу жумладан кўпайтирилган ва машинкада ёзилганлари ҳам, бир бирлик сифатида қабул қилинади.
Тезкорлик билан кўпайтириш хизматида ҳужжатлардан олинаётган нусхалар ҳисобга олиб борилади.
Ҳужжатлар сонини ҳисоблаш ҳисобга олиш карточкалари ва ҳисобга олиш журналлари бўйича амалга оширилади. Ҳужжатлар билан автоматлашган тизим бўйича ишланганда- тегишли шакллар бўйича ҳисобга олиб борилади.
Ҳужжатларни ҳисобга олиш натижалари иш юритувчи томонидан умумлаштирилади ва ҳужжатлар билан ишлашни такомиллаштириш юзасидан чора-тадбирлар ишлаб чиқиш учун раҳбариятга тақдим этилади.
48. Ҳужжатлар билан ишлашнинг автоматлашган технологияси ҳужжатларни автоматлашган ишлашни яратиш ва жорий этиш ҳамда шахсга бириктирилган ЭҲМ ва автоматлашган иш жойи (АИЖ) дан фойдаланган ҳолда бошқа вазифаларни ҳал қилиш йўли билан амалга оширилади. Бунда ҳисоблаш техника воситаларининг ўзаро маълумотларнинг ва марказлаштирилган базалари (банклари) билан ахборат-техникавий жиҳатдан таъминланиши керак.

VI. Ҳужжатларни рўйхатдан ўткаэиш ва индекслаш қоидалари
49. Ҳужжат индексида унинг таркибий қисмларининг қуйидаги изчиллигига риоя қилинади: рўйхатдан ўтказиш тартиб рақами, йиғма жилдлар номенклатураси бўйича индекси, хат-хабарларнинг, ижрочиларнинг фойдаланиладиган классификатор бўйича индекси. Бир нечта ташкилотлар томонидан биргаликда тузилган ҳужжатларда ягона сана (ҳужжатлар имзолашнинг энг охирги санаси) кўрсатилади ва ҳужжатга ҳар қайси тузувчи ташкилот томонидан берилган рўйхатдан ўтказиш тартиб рақами қўйилади. Рақамлар ҳужжатда муаллифлар кўрсатмаси тартибида қия чизиқ орқали ёзилади (чапдан ўнгга).
Келган ҳужжатнинг индекси ва санасига далилий изоҳ. жавоб берилаётган ҳужжатда кўрсатилган индекс ва санадан иборат бўлади.
50.  Бажариш ва ҳисобга олишни талаб қиладиган барча ҳужжатлар, институт ичида тузилган ва фойдаланиладиган ҳужжатлар, бошқа ташкилотларга йўлланадиган ҳужжатлар, юқори, тасарруфдаги ва бошқа ташкилотлардан-ҳамда хусусий шахслардан келган барча ҳужжатлар рўйхатга олиниши керак.
Машинкада ёзилган (қўлёэма) ҳужжатлар, ҳисоблаш техника воситаларида тузилган (машинада ўқиладиган, машинаграммалар) ҳужжатлар ҳам рўйхатга олиниши керак.
Ҳужжатлар ташкилотда бир марта: келиб тушганлари-келиб тушган куни, тузилганлари-имзоланадиган ёки тасдиқланган куни рўйхатга олинади.
Рўйхатдан ўтказилган ҳужжат бир бўлинмадан бошқага берилганда у қайта рўйхатга олинмайди.
51. Ҳужжатларни, рўйхатга олиш, ҳужжатлар муаллифи ва мазмунидан қатьий назар, туркумлар доирасида амалга оширилади. Масалан, асосий фаолият бўйича буйруқлар, шахсий таркиб бўйича буйруқлар, хайъат қарорлари, тафтишлар далолатномалари, моддий техника таъминоти учун буюртмалар алоҳида рўйхатга олинади.
Ҳужжатлар назорат карточкасида (РОНК) ва журналларда рўйхатга олинади.
Карточкалар ва журналлар рўйхатга олишнинг қуйидаги мажбурий реквизитлар таркибига эга бўлиши керак: ҳужжатнинг муаллифи (корреспондент), номи, ҳужжат санаси, ҳужжат индекси (ташкилотга келиб тушувчи ҳужжатлар учун ҳужжатнинг келиб тушиш санаси ва индекси), ҳужжат сарлавҳаси ёки унинг қисқача мазмуни, резолюцияси (ижрочи, топшириқ мазмуни, муаллиф, сана), ижро этиш муддати, ижро этилганлиги ҳақидаги белги (масаланинг ҳал килиниш моҳияти бўйича қисқача ёзув, амалда ижро этилиш санаси ва жавоб ҳужжатнинг индекси), йиғажилд тартиб рақами.
Автоматлаштирилган тизимда ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш мажбурий реквизитларни рўйхатга олиш базасида қурилган машинага мўлжалланган рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкаларидан фойдаланган ҳолда ёки уларни ҳужжатдан тўғридан-тўғри киритиш йўли билан амалга оширилади.
Мажбурий реквизитлар таркиби зарур ҳолда бошқа реквизитлар билан ҳам тўлдирилиши мумкин, масалан: ижро этувчилар, илова ва бошқалар. Рўйхатдан ўтказиш шаклларида реквизитларнинг жойлашиш ва карточканинг орқа томонидан фойдаланиш тартибини иш юритувчи қўшимча белгилаши мумкин. Рўйхатдан ўтказиш-назорат карточклари нусхалари сони, ҳужжат ижро этиладиган ва назорат қилинадиган таркибий тузилмалардаги маълумот ва назорат карточкалари сони билан аниқланади.
Жавоб ҳужжатларини рўйхатдан ўтказиш ҳаракатдаги ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш шаклларида амалга оширилади.
52. Вазирликдан келган ҳужжатларга берилаётган жавобларда жавоби жўнатилаётган ҳужжатлардаги тартиб рақами ва санаси кўрсатилади.
“Ҳужжатнинг номи” устуни рўйхатдан ўтказилаётган ҳужжатнинг номига мувофиқ тўлдирилади. Хатлар рўйхатдан ўтказилганда устун тўлдирилмайди. Келиб тушувчи ҳужжатни рўйхатдан ўтказишда “Муаллиф” (корреспондент) устунига ташкилот (шахс)-ҳужжат муаллифи номи ёзилади.
Жўнатилаётган ҳужжатларни рўйхатдан ўтказишда ташкилот (шахс)-корреспондент номи ёзилади. Ташкилот номини қисқартирилган ҳолда қўллашга йўл қўйилмайди.
“Ҳужжатнинг санаси” устунида ҳужжатга ташкилот-муаллиф томонидан берилган сана кўрсатилади, у уч жуфт араб рақамида ўтказилади.
“Ҳужжатнинг индекси” устунига келиб тушган ёки жўнатиладиган ҳужжатдан муаллиф-ташкилот томонидан ҳужжатга бериладиган индекс кўчирилади.
“Ҳужжатнинг келиб тушган санаси” устунига ҳужжатнинг ташкилотга келиб тушган санаси кўрсатилади, рўйхатдан ўтказиш штампидан уч жуфт араб рақамига кўчирилади.
“Ҳужжатнинг келиб тушган индекси” устунига олувчи ташкилот томонидан берилган индекс киритилади, рўйхатдан ўтказиш штампидан кўчирилади.
Ҳужжат ижро этилгандан сўнг ҳужжатлар йиғмажилди номенклатураси бўйича йиғмажилд тартиб рақами билан ёки бошқа индекслари билан тўлдирилади.
“Ҳужжатлар сарлавҳаси” устунига ҳужжатдаги сарлавҳа ёки ҳужжатнинг қисқача мазмуни кўчирилади.
“Резолюция” устунига ҳужжатдан топшириқнинг асосий мазмуни, муаллиф ва резолюция санаси кўчирилади.
“Ижро этиш муддати” устунига йил, кун, ой, яъни ҳужжат ижро этилиши керак бўлган муддат уч жуфт араб рақамида қуйилади.
“Ижро этилиши ҳақида белги” устунига масалани моҳияти бўйича ҳал қилиниши қисқача ёзилади ёки жавоб ҳужжатнинг санаси ва индекси киритилади.
Йиғмажилднинг тартиб рақами” устунига ҳужжат йиғмажилди номенклатурасига мувофиқ ҳужжат йиғмажилди индекси киритилади.
Фуқароларнинг таклифлари, аризалари ва шикоятлари белгиланган шаклдаги рўйхатдан ўтказиш журналида рўйхатдан ўтказилади.
53.	 Ҳужжатларни рўйхатдан ўтказиш учун ҳисоблаш техникасидан фойдаланиш мумкин.
54.	 Иш юритувчи томонидан рўйхатдан ўтказиш шарт бўлмаган ҳужжатлар қуйидагилардир:
-	Мажлислар, кенгашлар кун тартиби ҳақидаги маълумотлар;
-	Иш жадваллари, талабномалар, тақсимотлар;
-	Эьтирозномалар, плакатлар, кенгашлар, анжуманлар дастури;
-	Вактли нашрлар (газеталар, журналлар, рисолалар, бюллетенлар);
-	Табрик хатлар, телеграммалар, откриткалар, таклифномалар;
-	Ҳисо6-китобга оид ҳужжатлар;
-	Ойлик, ярим йиллик ҳисоботлар;
-	Статистик ҳисо6от формалари;
-Таркибий бўлинмалар сўровларига берилган жавоблар.
Изох: 1, 6, 8 ва 9 пунктларда қайд этилган ҳужжатлар тегишли таркибий бўлинмаларда махсус ҳисобга олинади.
VII. Маълумотнома картотекалар, ахборот-қидирув массивлари
55. Рўйхатдан ўтказиш -назорат карточкалари картотекаларга жойлаш-тирилади. Маълумотнома картотекаси икки қисмга: бажарилган ва бажарилмаган ҳужжатларга бўлинади. Картотеканинг биринчи қисми бўлинмалари ва рукнлари ҳужжатлар йиғмажилди номенклатураси бўлимлари ва рукнларига мувофиқ бўлади, яъни картотека бўлимлари муассасанинг таркибий бўлимларига, рукнлари эса-.ҳужжатлар йиғмажилди сарлавҳаларига ва уларнинг номенклатура бўйича индексларига мувофиқ келади. Корреспондентлар, таркибий бўлинмалар (ижрочилар)нинг номлари ёки унинг куни ижро этилмаган ҳужжатлардаги картотеканинг иккинчи қисми бўлимлари ҳисобланади.
56.	 Иккинчи қисм бўлимларидаги карточкалар ҳужжатларнинг ижро этилишига кўра, уларга қуйилган зарурий белгилар билан картотека биринчи қисмининг тегишли бўлимига ва рукнига қайта жойлаштирилади.
57.	 Аниқ вазифаларга кура институтда маълумот картотекаларидан ташқари, фуқаролар таклифлари, аризалари ва шикоятлари бўйича картотекалар ва идоравий нормативларга, буйруқларга, карорларга тематик картотекалар ташкил этилиши мумкин.
58.	 Ҳисобга олиш карточкалар ҳужжатларни машинада ишлашда ҳужжатларнинг вазифалари, номлари ва кодлари бўйича, ҳар қайси турнинг ичида эса-бўлинмаларнинг тартиб рақамлари ёки номлари бўйича туркумланиши мумкин.
Ҳисобга олинадиган хужжатлар катта ҳажмда бўлганда тез-тез бўладиган сўровларга тегишли .равишда хужжатларни ишлашнинг автоматлаштирилган тизимини жорий этиш мақсадга мувофиқдир.
VIII. Алоҳида турадиган ҳужжатларни тартибга солиш
59.	 Бошқарувга оид ҳужжатлар йиғмажилдда тури ва вақтига кўра тегишли илова билан биргаликда гуруҳланади.
60.	 Ҳайъат ҳужжатлари бир йиғмажилдда жамланади:
- Хайъат мажлиси карорлари, хайъат мажлисига оид ҳужжатлар (кун тартиби, маърузалар, маълумотномалар, ҳайъат баёни).
61. Қарорлар йиғмажилдда хронологик ва рақам тартибида сақланади. Алоҳида йиғмажилдда тикиладиган йиғилишга оид ҳужжатлар, йиғилиш қарори рақамига мувофиқ тартибга солинади.
Бир қарорга тааллуқли бир қанча ҳужжатлар масаланинг ҳал этилишига кўра тартибга солинади: аввал масала ўртага ташланган ҳужжат, кейин эса мазкур масалага оид ҳужжатлар.
62. Юқори ташкилотларнинг топшириқлари муассасалар фаолиятлари йўналишлари бўйича гуруҳланади. Йиғмажилд ичидаги ҳужжатлар хронологик тартибда жойлаштирилади.
63.	 Шахсий, таркиб бўйича буйруқлар муассаса раҳбарининг асосий фаолиятига оид буйруқлардан алоҳида гуруҳланади.
64.	 Режалар, ҳисоботлар, сметалар ва ҳужжатларнинг лойиҳалари алоҳида гуруҳланади.
65.	 Ҳужжатлар шахсий йиғмажилдда қуйидаги тартибда жойлаштирилади: мавжуд ҳужжатларнинг кичик руйхати, ишга қабул қилиш ҳақида ариза, йўлланма ёки тақдимнома, сўров варақаси.
Анкета, кадрларни ҳисобга олиш варақаси, таржимаи хол, маълумот тўғрисида ҳужжат, ишга тайинлаш, алмаштириш, бўшатиш (ишга қабул қилиш, бир ишдан иккинчи ишга ўткаэиш, бўшатиш) ҳақидаги буйруқ нусхасидан кўчирма, кадрларни ҳисобга олиш шахсий варақасига қўшимча, мазкур шахсга тегишли маълумотнома ва бошқа ҳужжатлар.
Чора кўриш, рағбатлантириш, фамилияни ўзгартириш каби буйруқлар нусхаси, бу ёзувлар кадрларни ҳисобга олиш шахсий варақасига киритилади. Яшаш жойидан берилган ҳужжат, саломатлиги ҳақида медицина ҳужжати ва иккинчи даражали аҳамиятга эга бошқа ҳужжатлар шахсий йиғмажилддан алоҳида тўпланади.
66. Ишчи ва хизматчиларнинг шахсий ҳисоб варақалари ва бошқа шунга ўхшаш ҳужжатлари бир йил давомида алоҳида йиғмажилдда тикилади ва фамилиялар алфавит тартибда жойлаштирилади.
67. Фуқароларнинг таклиф, ариза ва шикоятлари алоҳида тўпланади, фуқароларнинг мазкур муассаса ёки унинг тасарруфидаги корхона, ташкилот фаолиятини яхшилашга қаратилган таклиф ва аризалари, бу йиғмажилдларга хронологик ёки алфавит тартибида жойлаштирилади. Хат, ариза (шикоят) ва уни ўрганишга оид ҳужжатлар йиғмажилдда алоҳида гуруҳларни ташкил қилади. Ариза (шикоят) қайта келиб тушганда ёки қўшимча ҳужжатлар келиб тушганда улар аввалги йиғма жилдга қўшиб тикилади.
68. Ёзишмаларни йиғмажилдга календарь ёки ўқув йили доирасида гуруҳлаштириш лозим. Ёзишмалар йиғма жилдига масалани ҳал этиш жараёнида тушган барча ҳужжатлар киритилади. Ёзишмалар хронологик изчилликда тартибга солинади, жавоб ҳужжати сўров ҳужжатидан кейин қўйилади.
Маълум бир масала юзасидан ёзишмалар янгидан бошланса, жорий йилдан хужжатларга шу масалага оид аввалги йилдаги ҳужжатларнинг индекси қўйилади.
Раҳбар ташкилотлар билан ёзишмалар ҳар бир масала бўйича алоҳида гуруҳланади.
IX. Ҳужжатларнинг ижро этилиши устидан
назоратни ташкил қилиш
69. Руйхатдан ўтказилган барча ҳужжатларнинг ижро этилиши назорат қилинади. Ижрони назорат қилиш ҳужжатни назоратга қуйишни, тармоқни ижтимоий-иқтисодий ривожлантиришнинг энг муҳим ва устувор масалалари бўйича назорат қилиш режасини ишлаб чиқиб амалга оширишни, ижронинг боришини дастлабки текширувини ва таҳлилини, ҳужжатлар ижросини назорат қилиш натижаларини ҳисобга олиш ва умумлаштиришни, раҳбариятни хабардор қилишни, ўз вақтида ва сифатли ижрони таъминламаган раҳбарлар, мансабдор шахслар ва ходимларга нисбатан жавобгарлик чораларини кўришни ўз ичига олади.
Ўзбекистон Республикаси Президентннинг Фармонлари, Фармойишлари ва топшириқлари, шунингдек Ўзбекистон Республикаси Вазирлар Маҳкамасининг қарорлари ва фармойишларини рўйхатдан ўтказиш, руёбга чиқарилишини назорат қилиш Вазирлар Маҳкамасининг 1999 йил 12 январдаги 12-сонли қарори билан тасдиқланган асосий қоидаларга мувофиқ ректор ўринбосарлари томонидаи амалга оширилади.
Назорат қилиш бўйича асосий ишлар қуйидаги схемалар бўйича амалга оширилади:
- 1-схема-институтга келиб тушган хат-хабарларнинг ҳисобга олиниши, ҳаракати ва уларнинг ижро этилиши устидан назоратини ташкил этиш (2-илова);
- 2-схема-институтда фуқаролар хатлари, шикоятлари ва аризаларини кўриб чиқишни ташкил этиш аа уларнинг ижросини назорат қилиш (3-илова).
70.	 Ҳужжатларнинг ижро этилиши назорати ректор ўринбосарлари томонидан амалга оширилади.
71.	 Ижро этиш муддатлари ҳужжат имзоланган (тасдиқланган) санадан бошлаб календарь кунларда ҳисобланади.
Ижро этишнинг охирги санаси ҳужжат матнида ёки раҳбар резолюцияда кўрсатилади.
72. Вазирлар Маҳкамаси топшириқлари ҳужжат жўнатилган кундан бошлаб 10 календарь кун мобайнида бажарилиши керак, агар бошқа муддат белгиланмаган бўлса.
73.	Ҳужжатларнинг ижро этилишини тўхтатиб қуйиш, шунингдек уларни бекор қилиш ёки ўзгартириш хуқуқига фақат юқори ташкилот, ҳужжатнинг муаллиф ташкилоти ва давлат назорат органлари эгадирлар.
74.	Хужжат вазифалар, топшириқлар, сўровлар бажарилганидан сўнг натижалари манфаатдор муассасаларга ва шахсларга хабар қилингандан кейин ёки бошқа ҳужжатлар тасдиқлангандан сўнг ижро этилган деб  ҳисобланади ва назоратдан чиқарилади. Ижро натижалари рўйхатдан ўтказиш журналларида белгиланади.
75. Ижронинг боришини текшириш барча босцичларда муддати тугагунча  қуйидаги тартибда амалга оширилади: кейинги йиллар топшириқлари- йилига камида бир марта; жорий йилнинг кейинги ойлари топшириқлари- ҳар ойда камида бир марта; жорий ой вазифалари, топшириқлари-ҳар ун кунда, муддати тугагунга қадар беш кун аввал.
76. Ректор ўринбосарлари томонидан белгиланган муддатда ҳужжатлар ижросининг бориши ва уларнинг натижалари тўғрисидаги маълумотлар ҳисобга олинади ва умумлаштирилади.

X. Муҳрлар, штамплар ва бланкаларни сақлаш ва ишлатиш
77. Муҳрлар қуйидаги қоидаларга мувофиқ, сақланади ва ишлатилади:.
Номланиши	Сакланади	Ишлатилади	
Гербли муҳр	Ректорда	Институт раҳбарияти томонидан имэоланган ёки тасдиқланган, ҳамда махсус норматив актлар билан гербли муҳрланишни талаб этадиган хат- ҳужжатларда ва х.к.	
Институт “Қабулхона” си деган		Ректор, ректор ўринбосари имзоси бўлган телеграммаларда, копияларда, коллегия материалларида буйруқлар ва инструктив хатларда	
А.Авлоний номидаги
ХТРХМОМИ	Кадрлар
Буйича назоратчида	Ишга тайинлаш, ишдан бўшатиш, меҳнат таътили беришга таалуқли буйруқ-лардан кўчирмалар, меҳнат дафтар-чалари, маълумотнома, ёш мутахас-сисларга берилган йўлланмалар учун	

78. Муҳрлар ва штамплар сейфларда ёки металл жавонларда сақланиши керак.
79. Институтнинг белгиланган бланкалари ректор ва ректор ўринбосарларининг котибларида қулфланадиган жавон ва столларда сақланади.
Институт ҳужжатлари учун мўлжалланган бланкалар қатъий назорат билан берилади, қайд қилинади.
80. Ректор, ректор ўринбосарлари ҳамда ректор томонидан белгиланган масъул раҳбар ходимлар имзолаган қуйидаги ҳужжатларга гербли муҳр қўйилади:
-	 Ишончномалар;
-	 Шартномалар;
-	 Буюртмалар;
-	 Хизмат сафари гувоҳномалари;
-	 Молия-хўжалик фаолиятини аналга ошириш хуқуқига эга бўлган ходимлар имзоси ва муҳр кўриниш намуналари.
-	 Ўзбекистон Республикаси фахрий унвонлари, орден медалларига тақдим қилинувчи шахсларга тақдимнома ва тавсияномалар;
-	 Кафолат хатлари;
-	 Тўлов ҳужжатлари (бланк, пенсия ва бошқалар);
-	 Харажатлар сметаси;
-	 Маълумотномалар (лимитли, суғурта суммаларини тўлаш учун, иш ҳақи тўловлари);
-	 Гувоҳномалар;
-	 Устав (низом);
-	 Штатлар жадвали ва унга киритилган ўзгартиришлар;
Сохага доир ишлаб чикилган чора-тадбирлар, баённомалар. 
81. Институт штамплари:
-	 Аслига тўғри;
-	 Институт номи ва манзили ёэилган штамп;
-	 Келган ҳужжатни рўйхатга олиш штампи;
-	 Чиқиш ҳужжатини рўйхатга олиш штампи;
-	 Имзони тасдиқлаш штампи;
Бундан ташқари бошқа зарур штамплардан фойдаланиш мумкин.

XI. Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини тузиш
ва ҳужжатлар йиғмажилдларини шакллантириш
82. Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси институтда юритиладиган белгиланган тартибда расмийлаштирилган ва уларни сақлаш муддатлари курсатилган ҳолда тартибга солинган ҳужжатлар йиғмажилдлари сарлавҳалари рўйхатидир.
83. Институтда таркибий бўлинмалар, жамоат ташкилотларининг ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси етакчи мутахассислар жалб қилинган ҳолда, ҳужжатлар учун жавобгар шахс томонидан тузилади, идоравий архив билан келишилади ва унинг раҳбари томонидан имзоланади (6-илова).
84.	 Ҳужжатлар йиғмажилдлари йиғма номенклатураси тузилади, эксперт(эксперт) комиссияси (МЭК, ЭК), сўнгра архив муассасининг эксперт-текширув комиссияси (ЭТК) билан келишилади ва ректор томонидан тасдиқланади (7-илова).
85.	 Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасини тузишда намунавий ва тахминий ҳужжатлар йиғмажилди номенклатурасига, намунавий ва идоравий рўйхатлар сақлаш муддатига, идоравий архивлар ишларининг асосий қоидаларига амал қилиш лозим.
86. Ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасига институт ишларининг барча ҳужжатлаштирилган соҳаларни акс эттирувчи ҳужжатлар йиғмажилди сарлавҳалари, шу жумладан, маълумот ва назорат журналлари шахсий йиғмажилдлари номенклатураси киритилади.
87. Ҳар бир ҳужжатлар йиғмажилдига таркибий бўлинма индексидан (таркибий бўлинмалар классифакацияси бўйича)-ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси бўйича тартиб рақамидан иборат бўлган индекс берилади (масалан 03-12). ҳужжатлар йиғмажилдида бир нечта жилдлар (қисмлар) мавжуд бўлганда индекс ҳар жилдга “1 ж, II ж” қўшимчаси билан қўйиб чиқилади.
88. Институтда келгуси календарь йилга ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси келгуси йилнинг охирги чорагида, белгиланган шаклда тузилади, зарур бўлган нусхада чиқарилади ва 1 январдан бошлаб ҳаракатга туширилади. Ҳужжатлар йиғмажилди номенклатураси институт функциялари ва тузилмалари ўзгарган тақ.дирда, бироқ 5 йилда камида бир марта қайта тузилади ва келишиб олинади.
У ҳар йили тегишли тўғрилашлар билан қайта тузилади ва тасдиқланади. Институт ҳужжатлар йиғмажилдлари йиғма номенклатураснинг биринчи нусхаси иш юритувчида сақланади, иккинчиси-иш нусхаси сифатида фойдаланилади, учинчиси-идора архивида туриши керак, тўртинчиси - ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатураси келишиб олинган архив муассасасида, қолади.
89. Йил давомида тасдиқланган ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасига ҳужжатлар йиғмажилди юритилганлиги тўғрисидаги, янги ҳужжатлар йиғмажилдлари киритилганлиги тўғрисидаги маълумотлар киритилади. Йил охирида унга турлари ва юритилган ҳужжатлар йиғмажилдлари тўғрисидаги якуний маълумотлар киритилади. Институт ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасининг якуний ёзуви таркибий бўлинмаларнинг ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатурасининг якуний ёзувлари асосида тузилади.

XII. Ҳужжатлар йиғмажилдини шакллантириш
90. Ҳужжатлар йиғмажилдини шакллантириш-бу ҳужжатлар йиғмажилдларидаги ижро этилган ҳужжатларни гуруҳларга бўлишдир.
91. Ҳужжатлар йиғмажилдларини шакллантиришда қуйидаги қоидаларга риоя қилиш зарур: ҳужжатлар йиғмажилдига номенклатура бўйича ҳужжатлар йиғмажилди сарлавҳаларига мувофиқ фақат ижро этилган, тўғри расмийлаштирилган ҳужжатларни жойлаштириш;
- битта масаланинг ҳал қилинишига тааллуқли барча ҳужжатларни биргаликда жойлаштириш; иловаларни асосий ҳужжатлар билан биргаликда жойлаштириш;
- ҳужжатлар йиғмажилдида битта календарь йилнинг ҳужжатларини гуруҳлаш, йилдан-йилга утувчи ҳужжатлар йиғмажилдлари бундан мутасно;
- ҳужжатлар йиғмажилдларида доимий ва вақтинчалик сақланадиган ҳужжатларни алоҳида гуруҳлаш;
- ҳужжатлар йиғмажилдига машина ёзувларини умумий асосларда жойлаштириш.
Ҳужжатлар йиғмажилдига қайтариш лозим бўлган ортиқча нусхалар, хомаки қўл ёзмалар жойлаштирилмаслиги керак. Ҳужжатлар йиғмажилди 250 варақдан ошмаслиги керак.
92. Бошқарув ҳужжатлари йиғмажилдларида турлари бўйича ва унга тааллуқли иловалар билан хронология бўйича гуруҳланади.
Бошқарув ҳужжатлари билан тасдиқланган уставлар, низомлар, йўриқномалар уларга иловалар бўлиб ҳисобланади ва кўрсатиб ўтилган ҳужжатлар билан биргаликда гуруҳланади.
Агар улар мустақил ҳужжат сифатида тасдиқланган бўлса, у ҳолда улар алоҳида ҳужжатлар йиғмажилдларида гуруҳланади.
Асосий фаолиятлар бўйича буйруқлар шахсий таркиб бўйича буйруқлардан алоҳида гуруҳланади.
Юқори ташкилотлар топшириқлари ва уларни ижро этиш бўйича ҳужжатлар институт фаолияти йўналишлари бўйича ҳужжатлар йиғмажилдларида гуруҳланади.
Тасдиқланган режалар, ҳисоботлар, сметалар, лимитлар, титул рўйхатлари уларнинг лойиҳаларидан алоҳида гуруҳланади.
Шахсий ҳужжатлар йиғмажилдларидаги ҳужжатлар уларнинг келиб тушишига кўра хронологик тартибда жойланади.
93. Ёзишмалар, қоидага кўра, календарь йил даври бўйича гуруҳланади ва хронологик тартибда кетма-кет туркумланади, жавоб ҳужжати сўров ҳужжатидан кейин жойлаштирилади.
Утган йилда бошланган муайян масала бўйича ёзишмалар қайта бошланганда ҳужжатлар утган йилги ҳужжатлар йиғмажилди индекси кўрсатилган ҳолда жорий йилнинг ҳужжатлар йиғмажилдига киритилади.
XIII. Хужжатларни идоравий архивга топширишга тайёрлаш
94. Институт фаолиятида ва тасарруфидаги ташкилотлар фаолиятида вужудга келадиган доимий муддатда сақланадиган ҳужжатларнинг танлаб олинишини, ҳисобга олинишини, сақланишини, ишланиш сифатини ва ушбу ҳужжатларни ўз вақтида давлат сақловига беришни таъминлайди.
Доимий ва узоқ вақт (10 йилдан кўпроқ) муддатда сақланадиган ҳужжатларни сақлаш учун институтда идоравий архив ташкил этилади.
Доимий ва узоқ вақт муддатда сақланадиган тугалланган ҳужжатлар йиғмажилдлари маълумот ишлари учун таркибий бўлинмаларда икки йил давомида қолдирилади, кейин эса ректор билан келишган ҳолда идоравий архивга топширилади.
Ҳужжатларни идоравий архивга топширишга тайёрлаш қуйидагиларни ўз ичига олади: ҳужжатларнинг муҳимлик қиймати экспертизасини ўтказиш; ҳужжатлар йиғмажилдларини расмийлаштириш; ҳужжатлар йиғмажилдларининг рўйхатини тузиш; ҳужжатлар ва хужжатлар йиғмажилдларини йўқ қилишга ажратиш тўғрисида далолатномалар тузиш.
XIV. Ҳужжатларнинг муҳимлик қийматини экпертиза қилиш
95. Ҳужжатларнинг муҳимлик қийматини экспертиза қилишни ташкил этиш ва ўтказиш учун доимий фаолият кўрсатувчи эксперт комиссияси институтда ташкил этилади.
Эксперт комиссиялари ҳақидаги низомлар амалдаги намунавий низомлар асосида ишлаб чиқилади, архив муассасалари билан келишилади ва институт ректори томонидан тасдиқланади.
Эксперт комиссиялари маслахат органлари ҳисобланади, уларнинг қарорлари институт ректори томонидан тасдиқланади. (МЭК, ЭК) йиғилишлари баёнлаштирилади.
Муҳимлик қийматини экспертиза қилиш ҳужжатлар йиғмажилдлари номенклатуралари ва сақланиш муддатлари кўрсатилган, доимий сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдлари варақлаб кўриб чиқилган ҳолда “ЭТК” (“эксперт текширув комиссияси”) белгиси қўйилган ҳужжатлар (намунавий, идоравий) рўйхатлари асосида ўткаэилади.	
Муҳимлик қиймати экспертизаси натижалари бўйича доимий ва узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар рўйхати тузилади.
Ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдларини йўқ қилишга танлаб олиш далолатнома билан расмийлаштирилади; ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдларини йўқ қилишга ажратиш тўғрисидаги далолатномалар эксперт комиссияси мажлисларида ҳужжатлар йиғмажилдлари рўйхатлари билан бир вақтнинг ўзида кўриб чиқилади.
Далолатномалар, доимий сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдлари рўйхати архив муассасаларининг ЭТК томонидан тасдиқлангандан сўнг, ректор томонидан тасдиқланади.
Далолатномалар тасдиқлангандан кейин йўқ қилишга ажратилган ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдлари ҳужжатлаштиришни таъминлаш хизмати ёки ректорнинг идоравий архиви ходимлари томонидан иккиламчи хом ашё тайёрловчи идорага топширилади.
XV. Ҳужжатлар йиғмажилдларини расмийлаштириш
96. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ва шахсий таркиб бўйича ҳужжатлар йиғмажилдлари (8-илова) тўлиқ расмийлаштирилади, унда қуйидагилар назарда тутилади: ҳужжатлар йиғмажилдларини тикиш ёки муқовалаш, ҳужжатлар йиғмажилдларидаги варақларни тартиб рақамлари билан белгилаш, ҳужжатлар йиғмажилдини тасдиқловчи варақни тузиш, зарур ҳолларда ҳужжатларнинг ички рўйхатини тузиш, ҳужжатлар йиғмажилди муқовалари реквизитларини расмийлаштириш.
 XVI. Ҳужжатлар йигғмажилдлари рўйхатларини тузиш
97. Доимий ва узоқ вақт сақланадиган ва муҳимлик киймат экспертизаси дан утказилган, мазкур талабларга мувофик расмийлаштирилган шахсий таркиб бўйича тугалланган ҳужжатлар йиғмажилдлари бўйича ҳар йили рўйхатлар тузилади. Вақтинча сакланадиган ҳужжатлар йиғмажилдларига рўйхатлар тузилмайди.
Таркибий тузилмалар ҳужжатларининг йирмажилдлари рўйхатлари ҳужжатлар учун жавобгар ходим томонидан, бевосита идоравий архивининг услубий раҳбарлиги остида тузилади.
Рўйхатлар доимий сақланадиган, узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдларига, шахсий таркиб бўйича ҳужжатлар йиғмажилдларига ва бир турдаги (мавзулар бўйича ҳисоботлар, таклифлар ва ҳ.к.) ҳужжатлар йиғмажилдларига алоҳида-алоҳида тузилади.
Ҳужжатлар йиғмажилдларининг рўйхатлари институтнинг ҳар бир таркибий бўлинмалари ҳужжатлар йиғмажилдларига ҳар бир календарь йилида юритиладиган барча ҳужжатлар йиғмажилдларига тузилади.
Таркибий бўлинмалар томонидан тайёрланган рўйхатлар идоравий архив тайёрлаган ташкилотлар йиғма рўйхатини тайёрлаш учун асос бўлиб хизмат қилади ва улар бўйича у ҳужжатлар йиғмажилдларини давлат сақловига топширилади.
Институт таркибий бўлинмаларининг рўйхатлари икки нусхада тузилади, улардан биттаси ҳужжатлар йиғмажилдлари билан бирга идоравий архивга берилади, иккинчиси эса назорат нусхаси сифатида таркибий бўлинмада қолдирилади (9-илова); узоқ вақт сакланадиган ҳужжатлар йиғмажилдларидаги рўйхатлар “сақлаш муддати, рўйхатлар бўйича модда” қўшимча устунига эга бўлади.
Рўйхатларнинг ҳар қайси нусхасининг охирида архивга амалда берилган (қабул қилинган) ҳужжатлар йиғмажилдлари сони, мавжуд бўлмаган ҳужжатлар йиғмажилдлари тартиб рақамлари ва сўз билан кўрсатилади, қабул қилиш -топширишни амалга оширувчи ходимларнинг имзолари қуйилади, санаси кўрсатилади.
98. Ҳужжатлар йиғмажилдлари билан бирга идоравий архивга ҳужжатлардаги рўйхатдан ўтказиш-назорат карточкалари, ҳужжатларни алохида бирлик сифатида киритиладиган рўйхатдан ўтказиш дафтарлари берилади.
XVII. Ҳужжатларни идоравий архивда сақлаш ва уларни вақтинча фойдаланишга бериш тартиби
99.	Идоравий архив мудири ҳужжатларни ва ҳужжатлар йиғмажилдларини қабул қилишда уларнинг тўғри тўлдирилганлигини текширади.
100.	Ҳужжатларни ва ҳужжатлар йиғмажилдларини архивда Ўзбекистан Республикаси Вазирлар Маҳкамаси хузуридаги Бош архив бошқармаси томонидан белгиланган тартибда сақланади.
101.	  Ҳужжатлар йиғмажилдлари архивда институт ходимлари сўровлари бўйича тилхат билан берилади.
Архивдан олинган ҳужжатларга бирон-бир белги қўйиш ва ёзувлар тагига чизиш тақиқланади.
102.	 Доимий сақланадиган ҳужжатлар йиғмажилдларидан ҳужжатларни олиб қўйишга ва беришга рухсат этилмайди. Истисно ҳолларда прокуратура ва суд органларининг сўровлари бўйича ректор рухсати билан олиш, олиб қуйилган ҳужжатнинг аник тасдикланган нусхасини ҳужжатлар йиғмажилдларида мажбурий қолдириш ва ҳужжатнинг аслининг олиниши сабаблари тўғрисида далолатномани солиб қуйиш йўли билан амалга оширилади.
Архивдан олинган ҳужжатларни зарурати тугаши биланоқ, бироқ 15 кундан кечиктирмасдан архивга қайтариш керак.
Архив мудири ҳужжатлар ва ҳужжатлар йиғмажилдларининг ўз вақтида қайтарилишини назорат қилиб боради.
103.	 Институтда ишламайдиган шахсларни ҳужжатлар йиғмажилдларидан фойдаланишга қуйиш фақат ректорнинг ёзма рухсатномаси бўйича амалга оширилади.
104.	 Ҳужжатлар йиғмажилдлари ва ҳужжатлар идоравий архивда 15 йил давомида сақланади, шундан сўнг белгиланган тартибда Ўзбекистон Республикаси Марказий давлат архивига берилади.
105.	Архив мудири зиммасига архивга топширилган ҳужжатлар йиғмажилдларининг сақланиши, уларни давлат сақловига топшириш учун тайёрлаш жавобгарлиги юкланади.

XVIII. Фуқароларнинг оғзаки ва ёзма мурожаатларини ўрганиш, кўриб чиқиш, уларда кўтарилган масалаларни ҳал қилиш бўйича йўриқнома.
 
1. Институт фуқароларнинг оғзаки ва ёзма мурожаатларини ўрганиш, кўриб чиқиш ва уларда қўйилган масалаларни ҳал қилиш Ўзбекистан Республикасининг 1994 йил 6 майдаги “Фуқаролар мурожаатлари тўғрисида”ги Қонун талаблари асосида иш юритилади.
Фуқароларнинг оғзаки ва ёзма мурожаатларини ўрганиб чиқишва уларда қуйилган масалаларни ҳал қилиш масаласи институт иш юритишининг бошқа турларидан алоҳида олиб борилади ва бу соҳадаги масъулият ректор томонидан махсус тайинланган шахс зиммасига юклатилади.
Мазкур йўриқномада қайд этилган қоидаларни аниқ бажариш ҳар бир масъул ходим учун мажбурийдир, кафедра ва бўлимларнинг раҳбарлари янги ишга қабул қилинган ходимни шу йўриқнома билан таништиришлари зарур.
2. Фуқаролардан тушган ариза ва шикоятларни ҳамда таклифларни уша куниёқ рўйхатга олиниши лозим.
Таклифлар, ариза ва рўйхатга олиш индекси рўйхатга олинганлик тўғрисидаги штампда кўрсатилади. Унинг ўрни ва шакли Давлат стандартига биноан аниқланади.
Рўйхатга олиш индекси муаллиф фамилиясининг биринчи ҳарфи ва келиб тушган мурожаатнинг ҳисобга олиш рўйхатидаги тартиб рақамидан (масалан М-336) иборат бўлади. Рўйхатга олиш индексига фуқаронинг ^таклифлари, аризалари ва шикоятларини тартибга солиш, таҳлил этиш, сақланишини таъминлашга қаратилган бошқа белгиларни қўшимча қилиш мумкин. Хатлар ҳар календарь йилнинг январ ойи бошидан рақамлаштирилади.
3.	Фуқаролардан қайта тушган таклифлар, ариза ва шикоятларга навбатдаги рўйхатга олиш индекси қуйилади, рўйхатга олиш варакасининг тегишли графасида эса таклифлар,  аризалар ва шикоятларникг дастлабки рўйхатдан ўтказиш индекси кўрсатилади. Бу тушган таклифлар, аризалар ва шикоятларнинг рўйхатга олиш иш варақасининг чап томонининг юқори бурчагига “қайта тушди” деган ёзув қайд этилади ҳамда аввалги барча ёзишма қўшиб қуйилади.
Бир фуқародан яна уша масала бўйича келиб тушган таклиф, ариза ва шикоят, агар у биринчи марта келиб тушгандан сўнг қонунда кўзда тутилган муддатда ўрганиб чиқилмаса ёки аризачи берган жавобдан қониқмаган бўлса, қайта тушган деб ҳисобланади.
4.	Рўйхатдан ўтказилган' хат куриб чиқиш учун уша куниёқ институт раҳбариятига берилади.
Хат ижро этиш учун расмийлаштирилган ҳолда берилади, ижро этувчининг фамилияси рўйхатга олинган журналларда қайд қилинади. Рахбарият қарорида бир қанча ижрочилар кўрсатилган бўлса, уларнинг биринчиси хатда кўтарилган барча масалаларни ҳал этишга масъул деб ҳисобланади.
5. Фуқаролар хатларини ижро этиш муддати институтга келиб тушган кундан бошланади.
Қонунчиликда хатларни кўриб чиқишнинг қуйидаги муддатлари белгиланган:
-	 муаллифга хабар қилган ҳолда бутунича башқа муассасага жўнатиш –5 кунгача;
-	 харбий хизматчилар ва уларнинг оила аъзолари хатлари-15 кунгача;
-	 Республика ҳалқ таълими вазирлигида - 15 кунгача;
- ўқув юртлари, корхоналар ва муассасаларда - кечиктирмасдан 7 кун ичида;
- қўшимча материаллар (сўров, жойга бориб текшириш) зарур бўлган ҳолларда 1 ойгача.
Ариза ва шикоятни ҳал этиш учун махсус текширув ўтказиш, қўшимча материаллар сўраб олиш ёки бошқа чоралар кўриш зарур бўлган ҳолларда ариза ва шикоятни кўриб чиқиш муддати истисно тариқасида тегишли ташкилот ва муассаса раҳбари ёки унинг ўринбосари томонидан бир ойдан зиёд бўлмаган муддатга узайтирилиши мумкин. Бу хақда аризачига албатта хабар қилиниши керак.
Хат ижросига оид барча маълумотлар (ижрочига эслатма, муддатини узайтиришга рухсат, раҳбарга маълумот, расмий сўров ва ҳ.к.) рўйхатга олиш журналининг “Ижронинг натижаси” устунида қайд этилиши лозим.
6.	Хат юзасидан қарор чиқарилган, тўла-тўкис чоралар кўрилгандан сўнггина назорат тўхтатилади.
7.	Фуқаронинг таклиф, ариза ва шикоятлари бўйича жавоб хатларига раҳбар ёки ваколатга эга мансабдолр бошқа шахс имзо чекади. Жавоб оғзаки ёки ёзма бўлиши мумкин. Оғзаки ждавоб берилганда рўйхатга олиш назорат қилиш журналида тегишли ёзув қайд этилади.
8.	Таҳлил қилиш ва умумлаштириш учун материалларни фуқароларнинг таклиф, ариза ва шикоятлари юзасидан иш юритаётган шахслар тайёрлайдилар.
Фуқароларнинг таклиф, ариза ва шикоятлари ҳал этилгандан сўнг, ижрочи томонидан тегишли барча материаллар, тегишли масъул шахсга кайтарилиши лозим. Йиғмажилдларнинг ижрочи томонидан тўлдирилиши ва сақланиши ман этилади.
Катъий қарор қабул қилиниб, иш бажарилгач, ҳар бир таклиф, ариза ва шикоятга “Назоратдан олинсин” деган ёзув қўйилади ва шундай қарор чиқарган мансабдор шахс имзо чекади.
Фуқароларнинг таклиф, ариза ва шикоятлари уларни ҳал этиш учун тааллуқли жавоблар ҳамда ҳужжатларнинг нусхалари, шунингдек, фуқароларни шахсан қабул килишга оид ҳужжатлар йиғмажилдда тасдиқланган номенклатура ишларига мувофиқ тузилади.
Бу йиғмажилддаги ҳужжатлар хронология ёки алфавит тартибида жой- лаштирилади. Ҳар бир таклиф, ариза ва шикоят, уларни кўриб чиқиш, хал этишга алоқадор барча ҳужжатлар йиғмажилдда алоҳида-алоҳида гуруҳларни ташкил этади. Қайта ариза тушган ёки қўшимча маълумотлар келган тақдирда улар мазкур гуруҳлардаги ҳужжатларга тикиб қўйилади.
Йиғмажилд жамланаётганда унга тикилишга юборилган ҳужжатларнинг тўғрилиги, тўкислиги текширилади.
Фуқароларнинг хал этилмаган таклиф, ариза ва шикоятларини, шунингдек нотўғри расмийлаштирилган ҳужжатларни йиғмажилдга тикиш ман этилади. Йиғмажилд муқоваси давлат стандартига мувофиқ расмийлаштирилади. 
10. Фуқароларнинг таклиф, ариза ва шикоятларига тааллуқли ҳужжатларни саклаш муддати белгиланган тартибда тасдиқланган ҳужжатлар рўйхатига биноан аниқланади. Одатда, фуқароларнинг таклиф, ариза ва шикоятлари ва уларни кўриб чиқиш ҳамда ҳал қилиш билан боғлик ҳужжатларни сақлаш учун 5 йил муддат белгиланган.
11. Доимий равишда, шунингдек вақтинча (10 йилдан зиёд) сақланиши лозим бўлгаи йиғмажилдлар иш юритиш тугаллангандан сўнг 2 йил ўтгач, институт архивига топширилади.
Вақтинчалик сақлаш зарур бўлган (шу жумладан 10 йил) йиғмажилдлар институт ректори ихтиёрига кўра архивга топширилади.
Белгиланган муддат тугагач, фуқароларнинг таклиф, ариза ва шикоятларига оид ҳужжатлар Вазирлар Маҳкамаси қошидаги Бош Архив Бошқармаси томонидан белгиланган тартибда йуқ қилинади.
12. Фуқароларни қабул қилиш институт томонидан белгиланган кунда доимий амалга оширилади.
Мансабдор шахслар, жумладан, раҳбарият томонидан фуқароларни қабул қилиш тартиби ва вақти тўғрисидаги эълон мурожаат қилувчига кўринадиган жойга осиб қўйилиши керак.
Фуқаролар шахсан қабул килинганларида уларнинг оғзаки ёки ёзма таклиф, ариза ва шикоятлари марказлашган тартибда рўйхатга олинишини назорат қилиш журналга қайд этилиши лозим.
Фуқароларнинг шахсий қабулда билдирган илтимосларининг бажарилишини назорат қилиш ва унга боғлиқ барча ишлар фуқароларнинг хатлари билан ишлашга оид тартибда амалга оширилади.
Фуқаролар хатлари билан ишлашнинг белгиланган тартибларига риоя қилмаслик тўраларча муносабат, шунингдек, ариза берганликлари ёхуд ундаги танқид учун тазйиқ ўтказишда айбдор мансабдор шахсга нисбатан қонунчиликка биноан тегишли чоралар кўрилишига олиб келади.
Хат ариза ва шикоятларда атайин сохта маълумотлар қилинганлиганли аниқланган холларда Ўзбекистон Республикаси “Фуқароларнинг мурожаатлари тўғрисида”ги қонуннинг 16-бобига мувофиқ мурожаатларини текшириш учун кетган харажатлар суд ҳукмига биноан айбдор шахсдан ундириб олинади.

Фуқароларнинг ёзма мурожаатларини ўрганиш, кўриб чиқиш, уларда кўтарилган масалаларни ҳал қилиш бўйича йуриқномага
1-илова
Руйхатга ўтказиш, назорат қилиш варақасининг шакли (тўлғизиш бўйича кўрсатма илова қилинади)

229140	Руйхатга олиш назорат қилиш варакаси	Шифр	

Корреспондентнинг исми, фамилияси, манзили
Телефон	
Аввалги мурожаат
Ҳужжат тури       Варақа сони
Муаллнф
Сана, индекс, тушган хат _________
Индекси_____________________
Қисқача мазмуни_______________
___________________________ 
___________________________
Масъул “ижрочи __________________ 
Кўрсатма_____________________ 
___________________________ 
___________________________ 
______________ 
Кўрсатма автори _______________ 
Ижро муддати	__________________ 
___________________________

Ижро амалга оширилиши

Ижрога
Берилган
вақти	Ижрочи	Орада берилган
Жавоб ёки
қўшимча сўров
ҳақида ёзув	Назорат ҳақида
ёзув	

__________________________________________________ 
__________________________________________________ 
__________________________________________________ 
__________________________________________________ 
__________________________________________________
Сана, ижро (жавоб) индекси_______________________________ 
Хатни олувчи (адресат)___________________________________
Мазмуни_____________________________________________
Назоратдан чиқарилган____Назоратчи, имзо____________________ 
__________________________________________________
Дело	Том	Варақ             Фонд
Рўйхат 
Йиғма жилд
___________________________________________________

Рўйхатга олиш, назорат қилиш варақасининг орқа томони Ижронинг амалга оширилиши - “Ижро учун берилган сана” устуни - бевосита ижро қилувчига ҳужжатлар топширилган сана кўрсатилади.
“Ижрочи” устуни - бевосита ижро қилувчининг исми, фамилияси, телефон рақами (бу устун ҳужжат қўлдан- қўлга ўтган ҳар бир ҳолда тўлғазилади).
“Орада берилган жавоб ёки қўшимча сўров ҳақида ёзув” устуни – адресат (хат олувчи), сана, индекс, орада берилган жавоб ёки сўровнинг қисқача мазмуни.
“Назорат ҳақида ёзув” устуни эслатмалар, ижро аҳволи ҳақида ёзувлар ва ҳ.к.
Сана, ижро (жавоб) индекси - сана ва якуний қарор ҳақидаги ҳужжатни руйхатга олиш индекси.

Кўрсатма муаллифи - биринчи кўрсатма берган раҳбарнинг исми, фамилияси, лавозими.
Бажариш муддати - раҳбар кўрсатмаси ёки қонунчиликда белгиланган ижро муддатига мувофиқ кўрсатилади. Муддат ўзгартирилиши ҳақида ёзув кейинги устунда кўрсатилади. Унда янгидан белгиланган муддат, шундай қарор қабул қилган раҳбарнинг исми, фамилияси, лавозими кайд этилади.
Варақанинг чапдан юқори бурчагида рўйхатдан ўтказиш назорат қилиш варақаси тўлғизилаётган ташкилотнинг РНВ коди (0229240) кўрсатилади.
Ўнгдан юқори бурчагида эса қайта келиб тушган хатлар рўйхатга олинганда “қайта олинди” деган штамп қўйилади.
Хат йўлловчиларнинг манзилини аниқлаш, хат, ариза ва шикоят келиб тушган кунни тасдиқлаш учун почта штампидаги санани эҳтиёт қилиб, ариза ва шикоятлар солиб юборилган почта конверти билан сақланади.

Фуқароларнинг ёзма мурожаатларини ўрганиш,кўриб чиқиш, уларда кўтарилган масалаларни хал қилиш бўйича йуриқномага
2-илова 

Фуқароларни шахсий масалалар қабул қилиш ҳақида

№	Исми, шарифи, манзили	Кўтарилган масала	Ижро натижаси	

	
	қаноатлантирилди	Тушунтирилди	Тегишли ташкилотга юборилди	Рад этилди	
Фуқароларнинг ёзма мурожа-атларини ўрганиш, кўриб чиқиш, уларда кўтарилган масалаларни хал қилиш бўйича йуриқномага
 3-илова
Йиғмажилд №_____
(варақа)
______________дан
ташкилот
Аризачи	___________
(исми, отасининг исми, фамилияси тўлиқ ёзилади)
Ариза- шикоятлар қисқача мазмуни__________________ 
___________________________________________ 
___________________________________________ 
___________________________________________
Ижро:
Келиб тушди___________________________________ 
(сана,ой,йил)
Иш бошланди__________________________________ 
(сана,ой,йил)
Якунланди_____________________________________ 
(сана,ой,йил)
Ўрганилди_________________________________кун
Йиғмажилддаги варақлар сони______________________
Ўрганиш натижалари ____________________________
(хал этилди, рад этилди)
Ижрочи имзоси________________________________
Ўрганиб чиқилди, архивга топширилган
“____”____________200.. й
Гуруҳ________________________________________

Фуқароларнинг ёзма мурожаатларини урганиш, куриб чикиш, уларда кутарилган масалаларни халк қилиш буйича йўриқномага
4-илова
200___йил "___"____________гача
(бўлган давр учун)
1. Барча келиб тушган хат, жумладан:
-	бевосита аризачидан;
-	раҳбар муассаса ва бошқа ташкилотлардан
3.Тушган ариза характери:
-меҳнат қонунчилиги бузилгани тўғрисида;
   -меҳнатга ҳақ тўлаш тўғрисида;
-мансабдор шахслар хизмат мавқеини суистеъмол қилинганлиги тўғрисида;
- ишдаги камчиликлар хусусида маиший ҳизмат аҳволи хақида
-ўқув-тарбия ишларини ташкил этиш хусусида;
-молиявий камчиликлар хақида;
-ходимлар масаласида;
-	ўқитувчи, тарбиячининг номуносиб ҳатти -ҳаркатлари ҳақида;
-	бир ўқув юртидан иккинчисига ўтказиш ёки қабул қилиш тўғрисида;
-	ишга тақсимлаш ва жўнатиш тўғрисида
-	ўқувчи, талабанинг номуносиб ҳатти -ҳаракатлари тўғрисида
-	ўқув қўлланмалар, кўргазмали қуроллар билан таъмиилаш тўғрисида
-	турли масалалар
	5 кун
	15 кун
	бир ой
____________ бир ойдан зиёд
Улардан раҳбар томонидан муддатлари 
Узайтирилган________________
_________________________
4. Кайта тушган шикоятлар сони__________
5. Ҳал қилинган хатлар, аризалар ва шикоятлар сони______________
б. Жами қабул қилинганлар_______________________________
1-илова

А.Авлоний номидаги ХТРХМОМИ топшриқлари тайёрлашни, ижро этилиши ва уларнинг амалга оширилишини назорат қилишни ташкил этишнинг 1-схемаси
№	Тайёрлаш, ижро этиш, ва назоратни ташкил этиш	Тайёрлаш ва ижро этиш
Муддатлари

Муддатлари	Масъуллар	
1.	Ҳужжатни рўйхатдан ўтказиш, 26 - назорат карточкасини тўлдириш ва раҳбарга ахборот бериш	Ҳужжат олинган вақтдан бошлаб 30 дақиқа мобайнида	Умумий бўлим, референт, иш юритувчи	
2.	Ҳужжатга раҳбарнинг аниқ топшириқ, ижрочи ва муддатлар кўрсатилган ҳолдаги резолюқияси	Ҳужжат олиниши биланоқ	Ректор	
3.	Карор қабул қилиш: бажариш муддатлари ва қўйилган вазифаларнинг амалга оширилиши учун шахсан жавобгар  ходимлар кўрсатилган холда институтда бўйича буйруқ	Икки кун муддатда	Ректор	
4.	26-  назорат  карточкасини  расмийлаштириш, тасарруфидаги муассаса ва ташкилотларга ижро учун жўнатиш	Қарор қабул қилинган кундан бошлаб	Ректор	
5.	Қабул қилинган қарорларнинг ижросини ташкил этиш: - қабул қилинган қарорларда тасдиқланган тадбирларни амалга ошириш; - вазирлик хайъат қарорларининг бажарилиши юзасидан тақдим этиш. Зарурат  бўлганда муаммоли  масалаларни ҳал этиш тўғрисида, шунингдеқ, ҳужжатни назоратдан чиқариш тўғрисида таклифлар киритиш	Белгиланган муддатларда Тасдикланган муддатларда
Ваэирлик қарорларида белгиланган муддатларда		

Хат-хабар

                                                                                2-илова

Института келиб тушган хат-хабарларнинг ҳисобга олиниши, ҳаракати ва уларнинг ижро этилиши устидан назоратни ташкил этишнинг схемаси

Тайёрлаш, ижро этиш, ва назоратни ташкил этиш
	Тайёрлаш ва ижро этиш муддатлари	Масъуллар

Иш юритувчи

Хат-хабарларни куриб чиқиш қуйи бўғинлар ва таркибий бўлинмалар учун (алоҳида) бажариш муддатлари белгиланган ҳолда таркибий бўлинмалар мутахасисслари иштрокида резолюция тайёрлаш	Бир кеча-кундузда		

Проректор

Ректорга ахборот бериш ва резолюцияларни бажариш муддатларини киритиш учун ҳужжатларини бериш, зарурат бўлганда ҳужжатларни кўпайтириш, тегишли бўлинмаларга юбориш.	Бир соат мобайнида	Иш юритувчи	
Масалани ўрганиш, аниқ чоралар (тадбирлар) белгилаш, ижрочиларни жалб қилган холда муҳокама қилиш, топшириқнинг бажарилишини ташкил этиш, ўз вақтида бажарилмагани учун шахсий жавобгарлик чораларини кўриш	Белгиланган муддатларда	Таркибий бўлинманинг мутахассиси	
Ректорга жавоб лойиҳаси билан ахборот (ҳисобот) тайёрлаш	Белгиланган муддатларда	Таркибий бўлинманинг раҳбари	
Олувчига жавобни жўнатиш	Бир кеча-кундузда	Иш юритувчи	
Назоратдаги топшириқларнинг бажарилишини мунтазам равишда таҳлил қилиш ва раҳбариятни хабордор қилиш	Ҳар куни, ҳар ой, ҳар чоракда	Проректор	
Топшириқнинг  бажарилиши тўғрисидаги маълумотларни киритиш, назоратдан чиқариш	Белгиланган муддатларда	Иш юритувчи	
Ҳужжатларни йиғмажилдлари номенклатурасига мувофиқ йиғма жилдга ҳужжатларини тикиш.	Белгиланган муддатларда	Иш юритувчи	

3-илова

Институгда фуқаролар хатлари, шикоятлари ва аризаларини кўриб чиқишни ва уларнинг ижро этилишини назорат қилишни ташкил этишнинг схемаси

Аризалар

Хатни олувчи

Тайёрлаш, ижро этиш ва назоратни ташкил этиш	Тайёрлаш ва ижро этишни Муддатлари	Масъуллар	
Фуқаролардан тушган хатларни, шикоятларни ва аризаларни рўйхатдан ўтказиш	Олиниши билан	Иш юритувчи	

Иш юритувчи

Тегишли кафедра,бўлимлар

Ариза ва шикоятда баён этилган масалаларни тегишли бўлинмалар ходимлари билан биргаликда ўрганиш. Ректорга ахборот бериш. Топшириқларни тайёрлаш ва ижро этиш тасарруфидаги ташкилотларга жўнатиш, зарурат бўлганда, кўйилган масалаларни кўриб чиқиш учун комиссиялар тузиш	Жавоб олган кундан бошлаб уч кеча-кундуз мобайнида	Кафедра ва бўлимлар	
Ҳужжатни кўриб чиқиш натижаларини ишлаб чиқиш. Зарурат бўлганда умумлаштириш ва аризачига жавоб лойиҳасини тайёрлаш ва етказиш	Жавоб олган кундан бошлаб уч кеча- уч кундуз	Тегишли булинмалар раҳбарлари	
Кабул қилинган қарорни аризачига, хатлар ва шикоятларни назоратдан чиқариш	Икки кеча -кундуз ичида	Иш юритувчи	

4- илова

26 НАЗОРАТ КАРТОЧКАСИ                               Сана

                                 Сана(даги)                                                                          № (ҳужжат номери)
Келиб тушган сана                             (сана)                                   Рўйхатдан ўтказиш  рақами (рақам)

ҲУЖЖАТНИНГ НОМИ                                       ________рақами___________

ЮҚОРИ ОРГАННИНГ
ТОПШИРИҒИ ______________________________________________________________ 
РАҲБАРНИНГ РЕЗОЛЮЦИЯСИ__________________________________________________ 
                                                                          Муддат (сана)
Масъул (Ф.И.О., лавозими)
ҚАБУЛ ҚИЛИНГАН ҚАРОР ____________________________________________________ 

Назорат учун масъул                           (Ф.И.О., лавозими)
НАЗОРАТ БАНДЛАРИ

Назорат учун масъул                           Ижро этувчи:
Ф.И.О., лавозими                                ташкилот ва бошқалар
Ахборот бериш муддати                (сана)                    Ижро муддати
(сана)

ҲУЖЖАТЛАРНИ БЕРИШ ___________________________________________ 

Ҳужжатни олган шахс	Имзо	Сана	Вақти	

5-илова
А.Авлоний номидаги ХТРХМОМИ

Ҳужжатлар йиғмажилдлари  номенклатураси
__________сон__________________ 
______________________________ 
(тузилган жойи)
______________________йил учун 

______________________________ 
                 Бўлимнинг номи		2-иловага тааллуқли 6-илова
Тасдиқлайман

Ректор
          ________ имзо

“_____”_______________	

Йиғмажилд индекси	Йиғмажилд (жилд, қисм) сарлавҳаси	Йиғмажилдлар жилдлар, қисмлар сони	Йиғмажилдлар (жилдлар, қисмлар)ни сақлаш муддати ва моддаларнинг рўйхат бўйича тартиб рақами	Эслатма	
1	2	3	4	5	

Таркибий бўлинма раҳбари
КЕЛИШИЛГАН
Таркибий бўлинма ЭК баёни

___________сон_______имзо

Сана	имзо	Имзо ёйилмаси
КЕЛИШИЛГАН
Архив мудири
(архив учун масъул)

Имзо ёйилмаси	

6-илова давоми

_______йилда таркибий бўлинмада юритилган
ҳужжатлар йиғмажилдлари турлари ва сони тўғрисида якуний ёзув
Сақлаш муддатлари бўйича	Ҳаммаси	Шу жумладан	
		Ўтувчи	“ЭТК” белгиси билан	
1	2	3	4	
Доимий				
Вақтинча (10 йилдан ортиқ)				
Вақтинча (10 йил)				
Жами				

Ҳужжатлар учун
Масъулнинг лавозими номи                                        Имзо                                 Имзонинг ёйилмаси

Сана

Ташкилотнинг ҳужжатлар бўйича  берилган якуний маълумотлар
Маьлумотларни берганнинг
лавозими номи                                                                  Имзо                                 Имзонинг ёйилмаси

А.Авлоний номидаги ХТРХМОМИ

Ҳужжатлар йиғмажилдлари  номенклатураси
__________сон__________________ 
______________________________ 
(тузилган жойи)
______________________йил учун 

______________________________ 
                 Бўлимнинг номи		2-иловага тааллуқли 7-илова
Тасдиқлайман

Ректор
          ________ имзо

“_____”_______________	

Йиғмажилд индекси	Йиғмажилд (жилд, қисм) сарлавҳаси	Йиғмажилдлар жилдлар, қисмлар сони	Йиғмажилдлар (жилдлар, қисмлар)ни сақлаш муддати ва моддаларнинг рўйхат бўйича тартиб рақами	Эслатма	
1	2	3	4	5	

Иш юритувчи
Идоравий архив мудири
Маъқулланган
МЭК баёни

___________сон_______имзо

	имзо	Имзо ёйилмаси
КЕЛИШИЛГАН
Архив муассасининг ЭТК баёни

___________сон_______имзо

7-илова давоми
_______йилда ХТРХМОМИ да юритиладиган
ҳужжатлар йиғмажилдлари турлари ва сони тўғрисида якуний ёзув

Сақлаш муддатлари бўйича	Ҳаммаси	Шу жумладан	
		Ўтувчи	“ЭТК” белгиси билан	
1	2	3	4	
Доимий				
Вақтинча (10 йилдан ортиқ)				
Вақтинча (10 йил)				
Жами				

Иш юритувчи                                           Имзо                                 Имзонинг ёйилмаси

Сана

Якуний маълумотлар идоравий архивга берилган
Маьлумотларни берганнинг
лавозими номи                                                                  Имзо                                 Имзонинг ёйилмаси
Сана

2-иловага тааллуқли 8-илова

Ф.№
________________________________ 
АР.№
________________________________ 
Й.№
________________________________ 

________________________________________________________________________________ 
________________________________________________________________________________ 
________________________________________________________________________________ 
(ташкилот ва таркибий бўлинма номи)

__________________сон ЙИҒМАЖИЛД______________сон ЖИЛД

________________________________________________________________________________ 
________________________________________________________________________________ 
(йиғмажилд сарлавҳаси)
________________________________________________________________________________ 
(Йил)
___________________варақда
______________йил сақлансин

Ф.№
АР.№
Й.№

___________ сон ФОНДИ
___________ сон архив рўйхати
доимий сақланадиган йиғмажилд 
йил учун		2-иловага тааллуқли 7-илова
Тасдиқлайман

Ректор
          ________ имзо

_____________сана	

________________________________________________________________________________ 
бўлим (ташкилот таркибий бўлинмаси)нинг номи

Т.р	Йиғмажилд индекси	Йиғмажилд (жилд, қисм) сарлавҳаси	Йиғмажилдлар (жилдлар, қисм) санаси	Йиғмажилдлар (жилдлар, қисм)даги варақлар сони	Эслатма	
1	2	3	4	5	6	

Ушбу архив рўйхати бўлимига __________________________________________ киритилган
(рақам ва сўз билан)
Йиғмажилд ___________сондан ___________________________сонгача, шу жумладан:
Литер рақамлари:
Тушуриб қолдирилган рақамлар:
Архив рўйхатини тузувчининг лавозими номи                     Имзо                           Имзо ёйилмаси
Идоравий архив мудири                                                    
(архив учун жавобгар шахс)                                              Имзо                           Имзо ёйилмаси
Сана                                                                              Имзо                           Имзо ёйилмаси

9-илова давоми

ТАСДИҚЛАНГАН
Архив муассасанинг
ЭТК баёни
___________сон		МАЪҚУЛЛАНГАН
МЭК (ЭК) баёни
Ташкилот номи
_________сон

__________ сон (ф.№______________________________________) архив рўйхатдан тасдиқловчи варақ

Мазкур архив рўйхатда жами                                                                          __________________ варақ
(рақами сўз билан)
рақами билан белгиланган

шу жумладан:
литер рақамлар _______________________ 
тушириб қолдирилган рақамлар ___________ 

Идоравий архивнинг ҳисобга
олиш масъул ходими                                         имзо                              имзонинг ёйилмаси
лавозими номи
Сана